HARI GURU 2010

INFO FESTIVAL HARI GURU 2010

Tanggal 16 Mei merupakan tarikh keramat khususnya bagi warga masyarakat yang mempunyai kaitan dengan dunia pendidikan. Pada tarikh ini, negara kita akan menyambut perayaan Hari Guru dengan mengadakan pelbagai aktiviti termasuk acara kemuncak yakni penganugerahan Tokoh Pendidik kepada calon yang dipilih.

Pada tahun ini, negeri Pahang telah dipilih sebagai tuan rumah sambutan Hari Guru Peringkat Kebangsaan yang akan diadakan di Universiti Malaysia Pahang, Kuantan pada 16 Mei 2010.

Dalam meraikan sambutan Hari Guru pada kali ini, Kumpulan Utusan menerusi Unit Pendidikannya telah diberi kepercayaan sekali lagi oleh Kementerian Pelajaran Malaysia untuk menganjurkan Festival Hari Guru selama empat (4) hari yang bermula pada 13 Mei sehingga 16 Mei 2010 bertempat di East Coast Mall, Kuantan.

Dengan hasrat untuk menarik minat pelbagai lapisan masyarakat untuk hadir ke festival ini sama ada dari luar Pahang mahu pun di negeri Pahang sendiri, Festival Hari Guru 2010 akan menampilkan konsep pertautan di antara ilmu dan pembangunan modal insan.

Komponen aktiviti sepanjang tempoh festival adalah pameran Hari Guru, pelbagai bentuk pertandingan, jualan dan demonstrasi produk oleh pempamer-pempamer ( exhibitor), permainan berasaskan pendidikan (edu-games), jualan buku-buku dan majalah dan sebagainya yang melibatkan interaksi secara langsung antara warga pendidik, pelajar, sektor korporat, agensi kerajaan, agensi bukan kerajaan dan masyarakat setempat.



PENGENALAN


Tarikh 16 Mei dipilih sebagai Hari Guru kerana pada haribulan yang sama dalam tahunn 1956 Majlis Undang-Undang Persekutuan Tanah Melayu (Federal Legislative Council) telah menerima cadangan-cadangan Laporan Jawatankuasa Pelajaran (Report of the Education Committee) sebagai dasar pelajaran bagi negara kita.

Dokumen tersebut yang dikenali sebagai Laporan Razak (Razak Report) telah menjadi Dasar Pelajaran Kebangsaan semenjak itu.


OBJEKTIF

* Menitikberatkan peranan guru dalam pembinaan kebangsaan (termasuk perpaduan dan integrasi), pembangunan negara dan perkhidmatan kepada masyarakat.
* Menarik perhatian ibubapa, murid dan orang ramai kepada peranan penting kaum guru dalam masyarakat Malaysia.
* Memupuk perasaan perpaduan ikhtisas dan muhibah di antara guru.
* Meninggikan martabat dan taraf guru dalam masyarakat.
* Memberi peluang untuk memajukan kecekapan guru melalui seminar-seminar, persidangan-persidangan, dan sebagainya yang diadakan pada Hari Guru.
* Menilai secara objektif peranan guru dengan berlatarbelakangkan Malaysia dan mengambil langkah-langkah supaya peranan itu lebih berkesan.


IKRAR

Bahawasanya kami
Guru-guru negara Malaysia
Dengan ini berikrar
Mendukung terus cita-cita kami
Terhadap tugas kami
Dan menyatakan keyakinan kami
Pada cita-cita murni pekerjaan kami

Kami akan berbakti
Kepada masyarakat
Dan negara kami.

Kami sentiasa menjunjung
Perlembagaan negara
Kami mengamalkan
Prinsip-prinsip Rukun Negara
Pada setiap masa.


SAJAK

GURU OH GURU

Berburu ke padang datar
Dapat rusa belang kaki
Berguru kepala ajar
Ibarat bunga kembang tak jadi
(dedikasi kepada Hari Guru dan guruku tercinta)

Dialah pemberi paling setia
Tiap akar ilmu miliknya
Pelita dan lampu segala
Untuk manusia sebelum jadi dewasa.

Dialah ibu dialah bapa juga sahabat
Alur kesetiaan mengalirkan nasihat
Pemimpin yang ditauliahkan segala umat
Seribu tahun katanya menjadi hikmat.

Jika hari ini seorang Perdana Menteri berkuasa
Jika hari ini seorang Raja menaiki takhta
Jika hari ini seorang Presiden sebuah negara
Jika hari ini seorang ulama yang mulia
Jika hari ini seorang peguam menang bicara
Jika hari ini seorang penulis terkemuka
Jika hari ini siapa sahaja menjadi dewasa;
Sejarahnya dimulakan oleh seorang guru biasa
Dengan lembut sabarnya mengajar tulis-baca.

Di mana-mana dia berdiri di muka muridnya
Di sebuah sekolah mewah di Ibu Kota
Di bangunan tua sekolah Hulu Terengganu
Dia adalah guru mewakili seribu buku;
Semakin terpencil duduknya di ceruk desa
Semakin bererti tugasnya kepada negara.
Jadilah apa pun pada akhir kehidupanmu, guruku
Budi yang diapungkan di dulang ilmu
Panggilan keramat “cikgu” kekal terpahat
Menjadi kenangan ke akhir hayat.

USMAN AWANG

1979


OBOR HEMAH

Guru adalah awan indah terbang rendah,
melimpahkan hujan pada musim gersang,
menyegarkan benih ilmu, berbuah hikmah;
ia renjis embun pada tanah bakat,
suara ihsan ketika manusia kalah,
sepi yang syahdu dalam dunia resah.

Guru - atap ganti ketika pondok bocor,
ketika sejarah dalam bilik darjah,
senyum penyembuh bagi wabak sengsara,
ia - sungai rangsang sentiasa tenang,
menghantar bahtera ke segara dharma,
memesan angin menghikmahkannya.

Guru adalah penelaah yang tekun,
mewariskan dunia sebagai kutubkhanah,
menyediakan kutubkhanah sebagai dunia,
ia mengemudi biduk, melepaskannya,
atas lambungan laut, merangsangkan
manusia menyelami rahsia khazanahnya.

Guru - minda segar dan kukuh akar,
menghidupkan batin yang bersih
di daerah dunia cemar kasih,
dan pada ketika tak tersangkakan,
walau diambilnya kemball semua buku,
sempat ditinggalkan asas i1mu.

Guru adalah batin suci hatinurani,
penjunjung budi, manusia yang takwa,
obor hemah kehidupan bangsa.

A. SAMAD SAID
2 APRIL 1988


LAGU HARI GURU

GURU MALAYSIA

Kami guru Malaysia
Berikrar dan berjanji
Mendidik dan memimpin
Putra putri negara kita

Pada Seri Paduka
Kami tumpahkan setia
Rukun Negara kita
Panduan hidup kami semua

Di bidang pembangunan
Kami tetap bersama
Membantu, membina
Negara yang tercinta

Amanah yang diberi
Kami tak persiakan
Apa yang kami janji
Tunai tetap kami tunaikan

Lagu & Lirik : Hashim Ahmad

Kajian Mengenai stress di kalangan guru matematik dan sains

KAJIAN MENGENAI STRESS DI KALANGAN GURU MATEMATIK DAN SAINS DI BEBERAPA BUAH SEKOLAH TERPILIH DI BANDAR JENGKA

OLEH : Hayudin Bin Hj Md Suhor

1.0 Pengenalan

Stress atau tekanan kerja merupakan salah satu perkara yang sentiasa dihadapi oleh mana-mana kakitangan dalam sesebuah organisasi. Cuma yang berbezanya ialah kadar stress yang dihadapi, iaitu amat bergantung kepada personaliti individu, dan cabaran serta persekitaran yang dihadapi seseorang individu tersebut. Kajian ini cuba untuk melihat fenomena strees di kalangan guru matematik dan sains di beberapa buah sekolah terpilih di bandar Jengka.

2.1 Kajian berkaitan.

Stress merupakan fenomena yang dihadapi oleh setiap individu dalam mengadapi kehidupan ini, yang penuh dengan cabaran dan persaingan. Beberapa kajian telah menghuraikan beberapa penyebab utama yang menyumbang ke arah stress. Penyebab utama tersebut termasuklah :

• JM (Job Mismatch), yang merujuk kepada kerja yang dilakukan menuntut kemahiran dan kemampuan yang tidak sesuai dengan kemahiran dan kemampuan pekerja.
• CE (Conflicting Expectation), yang merujuk kepada konsep dan pengharapan organisasi bertentangan dengan konsep dan pengharapan individu dalam organisasi tersebut. Perbezaan tersebut mungkin dipengaruhi oleh kumpulan tidak formal yang wujud dalam organisasi, atau dipengaruhi oleh faktor-faktor yang lain.
• RA (Role ambiguity), fenomena ini wujud, apabila seseorang pekerja tidak pasti atau tidak jelas, tentang apa yang sepatutnya dilakukan, atau tidak jelas tentang perkara-perkara penting dalam organisasi, seperti, gaji, ganjaran , hukuman dan peraturan serta terhadap pengharapannya terhadap pekerjaannya.
• RO (Role overload), yang mana pekerja diminta untuk melakukan pekerjaan yang diluar kemampuannya (terutama dari sudut masa dan bahan), dan juga pekerja itu sememangnya tidak berkemampuan untuk melakukan sesuatu pekerjaan tersebut.
• FR (Fear/responsibility), yang mana pekerja merasa takut kalau-kalau pekerjaannya tidak dapat dilakukan dengan sempurna, atau gagal dalam usahanya. Mereka juga merasakan matlamat yang ditetapkan terlalu tinggi untuk dicapai, dalam masa yang sama pekerja itu juga merasakan ia bertanggungjawab kepada orang lain.
• WC (Working condition), ianya merujuk kepada suasana tempat ia bekerja sesuatu yang tidak menyeronokkan, misalnya peraturan yang terlalu menekan pekerja, atau penggunaan prosedur kerja dan penggunaan mesin yang baru juga boleh mewujudkan tekanan terhadap sesaorang pekerja itu. Begitu juga jangka waktu kerja yang terlalu lama atau memenatkan.
• WR (Working relationships), ianya merujuk kepada individu itu mempunyai masalah yang berkaitan dengan hubungannya dengan orang lain dalam konteks menyempurnakan tugasnya, misalnya ia mempunyai masalah untuk berhubung dengan penyelianya, atau mungkin tidak dapat bekerja dalam satu-satu kumpulan pekerjaan.
• A (Alienation), iaitu yang dialami oleh mereka yang mempunyai keterbatasan hubungan dengan orang lain, atau dipinggirkan, ataupun tidak diambilpeduli dalam proses membuat keputusan.

2.2 Objektif Kajian.

Objektif umum kajian ini ialah untuk meninjau tahap stress yang dihadapi oleh guru-guru matematik dan sains di beberapa buah sekolah di sekitar Bandar Jengka. Antara objektif khusus kajian ini ialah:

1. Untuk melihat tahap pencapaian guru Sains dan Matematik dalam mata pelajaran Bahasa Inggeris, Sains dan Metamatik.
2. Untuk melihat tahap stress yang dialami oleh guru-guru matematik dan sains secara umum.
3. Untuk melihat kategori dan rangking ketegori stress yang dihadapi oleh guru-guru matematik dan sains.
4. Untuk melihat perbezaan tahap stress yang dialami berdasarkan jantina..

3. 0 Metodologi Kajian.

3.1 Tempat Kajian

Kajian ini dilakukan di beberapa buah sekolah rendah dan menengah di sekitar Bandar Jengka. Sekolah-sekolah tersebut ialah :

• Sekolah Kebangsaan Bandar Pusat 2.
• Sekolah Kebangsaan LKTP Jengka 10
• Ma’had as-Sultan Ahmad Asas ad-Dini
• Sekolah Menengah Kebangsaan Jengka 12
• Sekolah Menengah Kebangsaan Jengka 21.

Sekolah-sekolah tersebut di atas dipilih kerana diyakini dapat memenuhi objektif kajian ini. Di samping itu, ia agak mudah untuk dikendalikan kerana mempunyai hubungan yang baik dengan penyelidik serta berhampiran dengan tempat tinggal penyelidik. Oleh itu kajian ini akan lebih mudah dilaksanakan, dengan masa dan kos yang munasabah.

3.2 Populasi dan Persampelan.

Populasi kajian ini ialah semua guru yang mengajar matematik dan sains di lima sekolah yang dipilih. Oleh kerana sekolah yang dipilih secara relatifnya merupakan sekolah yang kecil, maka bilangan guru matematik dan sains adalah tidak terlalu besar. Soal selidik telah diberikan kepada semua guru yang mengajar matematik dan sains di sekolah yang dibuat kajian . Oleh yang demikian dapatan ini diyakini mampu menggambarkan tanggapan keseluruhan guru matematik dan sains di sekolah yang dikaji.

3.3 Alat Kajian.

Untuk mendapatkan data, kajian ini menggunakan borang soal selidik yang diolah khusus bagi menjawab objektif kajian. Borang soal selidik ini mempunyai tiga bahagain utama iaitu:

• Bahagian pertama, menyentuh latar diri responden, seperti umur, jantina, opsyen, jangka masa perkhidmatan, pencapaian dalam mata pelajaran matematik, sains dan Bahasa Inggeris di peringkat SPM.
• Bahagian kedua, bertanyakan tentang tiga stress yang dihadapi oleh responden, berdasarkan urutan keutamaan
• Bahagian ketiga, mengenai dengan pengukuran terhadap stress yang dialami oleh responden, berdasarkan 20 item soalan yang telah digunapakai dalam beberapa penyelidikan dalam mengukur tahap stress.

3.4 Pengumpulan Data

Soal selidik yang dibentuk itu diedarkan kepada responden di sekolah-sekolah yang terpilih. Dalam proses tersebut, kerjasama daripada guru besar atau pengetua dimanfaatkan. Soal selidik yang telah dijawab dikumpulkan untuk dianalisis oleh penyelidik. Sebanyak 80 peratus soal selidik telah dijawab oleh responden daripada keseluruhan soal selidik yang diedarkan. Peratusan ini adalah suatu yang tinggi dan boleh diyakini kekuatannya.

3.5 Penganalisisan Data.

Data yang didapati dari soal selidik telah dianalisis bagi manjawab objektif kajian ini. Oleh kerana bilangan responden agak sedikit, kaedah pengiraan manual digunakan untuk menganalisis data ini. Apatah lagi, ada sebahagian dari kajian ini bersifat kualitatif.

4.0 Dapatan Kajian.

Bahagian ini membincangkan dapatan yang dianalisis dari soal selidik yang telah dijawab oleh responden. Ianya merangkumi maklumat peribadi responden, tahap stress, ranking stress dan penyebab utama dan tahap stress berdasarkan jantina.

4.1 Maklumat Peribadi

4.1.1 Jantina.

Mengenai jantina, daripada 21 orang responden yang menjawab soal selidik, terdapat 13 orang (62 %) terdiri daripada responden lelaki, manakala selebihnya 8 orang (38%) adalah responden perempuan.

4.1.2 Umur.

Dilihat daripada segi umur, ianya boleh dirujuk kepada Jadual 1 di bawah ini:

JADUAL 1
Umur Lelaki Perempuan Jumlah %
25-30 3 4 7 33.3
31-35 6 1 7 33.3
36-40 2 2 4 19.0
41-45 1 1 2 9.5
46-50 1 0 1 4.8
Jumlah 13 8 21 100%


Berdasarkan Jadual 1 di atas ianya menunjukkan, umur responden berdasarkan kelompok umur 25-30 tahun seramai 7 orang, iaitu 3 responden lelaki dan 4 responden perempuan yang melibatkan 33.3 % dari keseluruhan responden. Untuk kelompok umur 31-35 juga seramai 7 orang iaitu 6 orang lelaki dan seorang perempuan dengan jumlah peratusan 33.3 %. Manakala untuk kelompok umur 36-40 tahun, terdapat 4 orang iaitu dua lelaki dan dua perempuan, yang mewakili 19.0%, bagi kelompok umur 41-45 tahun, seramai dua orang iaitu seorang lelaki dan seorang perempuan yang mewakili 9.5%. Manakala untuk kelompok umur 46-50 tahun hanya seorang responden iaitu responden lelaki yang mewakili 4.8%.

Dapatan ini menunjukkan, bahawa sebahagian besar responden iaitu 66.6% berumur di bawah 35 tahun. Mereka berada dalam tahap umur yang produktif jikalau diolah dengan cara yang lebih wajar.

4.1.3 Pengalaman Mengajar.

Mengenai pengalaman mengajar, ianya dapat dilihat melalui Jadual 2 di bawah ini:

JADUAL 2
Bil. Tahun Lelaki Perempuan Jumlah %
1 – 5 3 2 5 23.8
6 – 10 2 4 6 28.6
11 – 15 5 1 6 28.6
16 – 20 2 1 3 14.4
21 –25 1 0 1 4.7
Jumlah 13 8 21 100%


Berdasarkan Jadual 2 di atas menjelaskan, untuk kelompok tahun mengajar 1-5 tahun seramai 5 orang responden, iaitu 3 lelaki dan 2 perempuan yang mewakili 23.8 %. Manakala untuk kelompok mengajar 6-10 tahun seramai 6 orang, iaitu dua lelaki dan 4 orang perempuan yang mewakili 28.6 %. Untuk kelompok 11-15 tahun mengajar, terdapat 6 orang yang terdiri dari 5 lelaki dan seorang perempuan, yang mewakili 28.6%. Untuk kelompok perkhidmatan selama 16-20 tahun terdapat 3 orang yang terdiri dari dua orang lelaki dan seorang perempuan yang mewakili 14.3%. Bagi kelompok perkhidmatan 21-25 tahun, iaitu seramai seorang iaitu responden lelaki yang mewakili 4.7%.

Dapatan di atas menunjukkan lebih separuh 52.4% responden mempunyai pengalaman mengajar 10 tahun ke bawah, manakala selebihnya adalah lebih dari sepuluh tahun, hingga 25 tahun pengalaman mengajar.

4.1.4 Pencapaian Dalam Bahasa Inggeris.

Untuk melihat tahap pencapaian responden dalam mata pelakaran Bahasa Inggeris, ianya dapat diteliti melalui Jadual 3 di bawah:

JADUAL 3
Pencapaian Lelaki Perempuan Jumlah %
Kredit 5 3 8 38.1
Tidak kredit 8 5 13 61.9
Jumlah 13 8 21 100%


Berdasarkan Jadual 3 di atas menunjukkan, tentang pencapaian responden dalam mata pelajaran Bahasa Inggeris di peringkat SPM. Jadual di atas memaparkan, hanya lapan orang atau 38.1 % dari responden yang mendapat krredit dalam mata pelajaran Bahasa Inggeris, iaitu lima orang lelaki dan tiga orang perempuan, manakala selebihnya 13 orang atau 61.9 peratus tidak mendapat kredit dalam mata pelajaran Bahasa Inggeris.

Dapatan ini dapat meramalkan, bahawa tentunya mereka akan menghadapi masalah dan stress apabila dikehendaki mangajar dalam mata pelajaran sains dan matematik dengan menggunakan Bahasa Inggeris sebagai bahasa pengantarnya.

4.1.5 Pencapaian mata pelajaran Sains dan Matematik.

Data yang diperolehi, secara relatifnya agak baik dalam mata pelajaran sains dan matematik. Bagi matapelajaran sains hanya 2 orang sahaja atau 9.5 % responden yang menyatakan mereka tidak kredit dalam malatpelajaran tersebut, manakala selebihnya 19 orang mandapat kredit.

4.2 Tahap Stress Guru Matematik dan Sains.

Tahap stress guru matematik dan sains secara umum, dapat dilihat melalui Jadual 4 di bawah ini:
JADUAL 4
Kelompok skor Lelaki Perempuan Jumlah %
20 – 29 7 4 11 52.3
30 – 49 6 4 10 47.6
50 – 60 0 0 0 0.00
Jumlah 13 8 21 100%

Jadual di atas menjelaskan tentang kekerapan dan peratusan skor stress berdasarkan kelompok skor yang digunapakai secara universal, iaitu kelompok skor 20-29, kelompok skor 30-49, dan kelompok skor 50-60.

Kelompok skor 20-29, merujuk kepada tahap stress pada tahap normal. Jadual di atas menunjukkan, 11 responden berada pada skor tahap ini, iaitu 7 responden lalaki dan 4 responden perempuan. Ini membawa maksud, lebih separuh (52.3%) responden mampunyai tahap stress di peringkat normal dan tidak membimbangkan.

Bagi kelompok skor 30-49, yang merujuk kepada tahap stress yang berpotensi untuk menjadi kronik dan bermasalah jikalau tidak ditangani secara tepat dan bijaksana. Jadual tersebut menunjukkan, 10 orang responden, iaitu 6 responden lalaki, dan 4 responden perempuan berada dalam kelompok skor tersebut. Ini menunjukkan 47.6% responden berada pada tahap stress yang boleh mengundang masalah, atau boleh membawa kepada masalah yang lebih kronik.

Bagi kelompok skor 50-60, iaitu kelompok skor stress yang berada pada tahap bahaya, jadual di atas menunjukkan tiada seorang pun dari responden berada pada tahap stress kelompok ini. Hal sedemikian menunjukkan tahap stress responden tidak berada pada tahap bahaya atau kritikal.

4.3 Ranking Stress dan Penyebab Utamanya.

4.3.1 Kesemua responden melengkapkan ruangan stress untuk ranking yang utama. Analisis kualitatif yang dibuat, mendapati stress dalam ranking pertama melibatkan kesimpulan berikut:

• Terdapat 9 dari responden atau 43% mereka meletakkan tekanan pada tahap pertama ini berkaitan dengan RO (role overload), ini berkait rapat dengan kelemahan mereka dalam Bahasa Inggeris yang mereka alami amat menekan perasaan mereka. Mereka juga kurang yakin dan kurang berkemampuan untuk tujuan tersebut. Di samping itu mereka juga tertekan kerana peralatan yang kurang, kekurangan staff sokongan, kekurangan masa akan menghambat keberkesanan mereka untuk melakukan tugas dengan sempurna.

• Sebanyak 7 orang responden atau 33.3% mereka meletakkan stress pada tahap nombor satu berkaitan dengan FR (fear/responsibility), iaitu mereka berhadapan dengan realiti pelajaran yang lemah dalam mata pelajaran sains dan matematik. Selain lemah dalam Bahasa Inggeris, responden juga ragu akan kebolehan diri serta kemampuan pelajar untuk mengikuti mata palajaran tersebut dengan menggunakan bahasa Inggeris. Mereka juga tertekan, kerana matlamat pencapaian bagi kelulusan mata pelajaran tersebut adah tinggi, dan agak mencabar untuk dicapai.

• Terdapat 4 orang responden (19%), mereka meletakkan, stress pada ranking pertama, berkaitan dengan WR (working relationship), kerana melibatkan orang lain yang mempengaruhi keberkesanan tugas yang mereka lakukan. Dalam konteks ini, responden merasakan mereka gagal mendapatkan kerjasama dari pelajar kerana ada di kalangan pelajarnya yang tidak mahu bekerjasama, tidak mempunyai minat tidak menumpukan perhatian dan tidak membuat kerja rumah sebagaimana sepatutnya. Fenomena ini memberi tekanan kepada mereka.

• Hanya seorang sahaja (4.5%) responden yang menyatakan ia tidak mempunyai stress langsung dalam melaksanakan tugasnya sebagai guru, khususnya bagi mata pelajaran matematik dan sains.

4.3.2 Bagi ranking kedua tahap stress yang dialami oleh guru matematik dan sains, tidak semua rresponden melengkapkan soal selidik dalam bahgian ini.. Analisis ini dibuat berdasarkan jumlah kekerapan dan peratusan dari respon yang dilengkapkan. Analisis ini, melibatkan perkara-perkara berikut:


• Terdapat 8 responden atau 50% dari responden yang melengkapkan jawapan, mengaitkan tahap kedua stress yang mereka hadapi, berkaitan dengan FR fear/responsibility), ini berkait dengan kebimbangan mereka terhadap penurunan keputusan peperiksaan yang akan diadakan, kelemahan pelajar mereka dalam matematik dan sains, di samping, hakikat yang pelajar mereka yang lemah dalam mata pelajaran tersebut, di samping pelajar yang tidak berkemahiran. Perkara ini ditambah pula dengan pengharapan yang tinggi kepada mereka untuk memastikan dasar yang dilaksanakan itu perlu mancapai kejayaan.

• Terdapat 4 responden yang boleh dikaitkan dengan faktor RO (role overload) iaitu mewakili 25% daripada jawapan yang diberikan. Ini melibatkan stress yang berkaitan dengan kekurangan masa yang diperuntukkan untuk mengajar, kekangan masa yang begitu terhad untuk melaksanakan sesuatu tugas, di samping kekurangan peralatan terutama untuk melaksanakan amali dalam mata pelajaran sains.

• Jawapan selebihnya yang diberikan iaitu 4 responden (25%), stress itu berlaku boleh dikaitkan dengan WR (working relationship), yang meletakkannya dalam ranking yang kedua tahap stress. Masalah tersebut berkitan dengan sikap pelajar yang tidak bersungguh-sungguh, tidak memberikan perhatian ketika guru mengajar, tiada inisiatif untuk memajukan diri. Oleh yang demikian, maka tugas akan sukar dilaksanakan.

4.3.3 Untuk ranking tahap ketiga, hanya 11 responden yang melengkapkan jawapan mereka. Daripada jawapan tersebut, dapatlah dibuat beberapa kesimpulan, antaranya:

• Dari 11 jawapan yang diberikan, terdapat 4 responden (36%) masalah mereka melibatkan RO (role overload), ini melibatkan masalah-masalah seperti kekurangan bahan untuk kajian, terlalu banyak kerja yang perlu disiapkan dalam jangka waktu yang singkat, dan persoalan kerja yang lain.

• Terdapat 4 lagi responden (36%) dari jawapan, masalah mereka melibatkan FR (fear/responsibility), ini termasuklah ketidakyakinan mereka untuk mengajar dalam bahasa Inggeris, yang pengajaran mereka dapat difahami oleh pelajar,terdapat pelajar yang dalam UPSR yang mereka ajar, terdapat tajuk pengajaran yang terlalu sukar untuk pelajar fahami, serta tidak yakin pelajar akan memahami pengajaran mereka dalam mata pelajaran matematik dan sains dengan mengunakan bahasa Inggeris.

• Terdapat 3 respon (27.3%) dari jawapan, yang stress mereka melibatkan WR (working relationship), yang menyumbangkan tahap stress ranking ketiga. Ini melibatkan masalah yang berkaitan dengan sikap pelajar yang negatif, pelajar yang kurang komitmen untuk berusaha, serta pelajar yang tidak meminati mata pelajaran sains dan matematik.
4.3.4 Tahap Stress Berdasarkan Jantina.

Berdasarkan data yang diperolehi, dan analisis yang dilakukan, didapati tidak terdapat perbezaan yang signifikan antara tahap stress guru lelaki berbanding dengan guru perempuan. Ini dapat dilihat melalui min skor stress bagi guru-guru matematik dan sains lelaki ialah 32.5, berbanding dengan min skor stress bagi guru-guru perempuan iaitu 32.7. Walaupun dapatan ini menunjukkan tahap stress guru perempuan lebih tinggi berbanding dengan guru lelaki.

Min skor bagi guru lelaki dan perempuan masih berada pada tahap kelompok skor 30-49 iaitu pada tahap kedua, iaitu tahap yang perlu diberikan perhatian.

5.0 Perbincangan.

Berdasarkan analisis yang dibuat, kajaan ini menunjukkan, bahawa tahap stress bagi guru-guru matematik dan sains berada pada tahap normal dan terkawal. Walau bagaimanapun, masalah ini perlu ditangani secara bijksana, kerana ada kemungkinan juga ia boleh menjadi lebih kronik.

Kajian ini juga menjelaskan, ranking pertama stress di kalangan guru-guru matematik dan sains, adalah melibatkan RO (role overload) iaitu sebanyak 43%. Masalah ini amat berkait dengan kelemahan guru dalam bahasa Inggeris. Dapatan ini wajar kerana 38.1% responden sahaja yang mendapat kredit dalam mata peljaran bahasa Inggeris.Oleh itu isu penggunaan bahasa Inggeris menjadi punca utama stress di kalangan guru matematik dan sains. Selain dari RO, ranking pertama ini melibatkan FR (fear responsibility) iaitu sebanyak 33.3% dan WR (working relationship) sebanyak 19%.

Bagi ranking nombor dua juga melibatkan sumber stress FR (fear relationship) 50%, RO (role overload) 25%, dan WR (work relationship) 25%. Bagi ranking nombor tiga, ianya melibatkan RO (role overload) 36%, FR (fear responsibility) 36% dan WR (working relationship) 27.3%.

Kajian ini mendapati, hanya tiga sumber utama yang menyumbang ke arah stress di kalangan responden yang dikaji, iaitu RO (role overload). FR (fear/responsibility) dan WR (working relationship). Menakala. Sumber-sumbar yang lain JM (job mismatch) tidak dijadikan sebab stress, begitu juga dengan CE (complicting Expactation), RA (role ambibiguity), WC (working condition), dan A (alienation).

6.0 Kesimpulan.

Dari perbincangan di atas, menunjukkan, bahawa stress merupakan satu perkara yang dihadapi oleh setiap individu yang berada dalam mana-mana organisasi. Kajian ini mendapati bahawa tahap stress bagi guru-guru matematik dan sains yang dikaji berada pada tahap normal. Walaupun begitu hampir separuh daripadanya berada pada tahap yang boleh memudaratkan jikalau tidak dibendung. Kajian ini juga mendapati tiada seorang pun di kalangan guru yang dikaji berada pada tahap stress yang berbahaya dan kritikal. Faktor penyumbang utama kepada stress adalah berkaitan dengan RO (role overload) diikuti oleh faktor FR (fear/responsibility), dan juga WR (working relationship). Manakala faktor-faktor lain seperti JM (job mismatch), CE (conflicting expectation), RA (role ambiguity), WC (working condition) dan A (alienation), tidak dianggap sebagai sumber stress yang signifikan kepada responden yang dikaji. Walaupun tahap stress tidak berada pada titik kritikal, namun ia perlu ditangani secara berhemah, agar masalah stress tidak menjadi lebih parah. Di samping itu, proses penyelesaiannya, pastilah akan membawa kebaikan bersama iaitu terhadap guru-guru dan institusi sekolah juga sistem pendidikan secara keseluruhannya.

Quality In Higher Education

Quality in Higher Education:
Lessons Learned from the Baldrige Award,
Deming Prize, and ISO 9000 Registration
Mahyar Izadi
Eastern Illinois University
Ali E. Kashef
University of Northern Iowa
Ronald W. Stadt
Southern Illinois University at Carbondale

Increased costs to producers, customers, and nations due to poor quality have fostered renewed appreciation of the quality assurance function. Japan initiated a quality revolution in the 1970s and has since received world wider recognition for its achievements (Crosby, 1979).
The United States joined the quality race in the mid 1980s and has also made rapid advances (Walton, 1986).
More recently, Europeans have launched cooperative efforts to improve quality.
Today, most managers recognize that quality must focus on linkages among functions across entire organizations. This is a principle of Total Quality Management (Deming, 1986). Total Quality Management (TQM) is a management concept that focuses the collective efforts of all managers and employees on satisfying customer expectations by continually improving operations, management processes, and products (Berry, 1991). TQM combines quality control, quality assurance, and quality improvement (Hoyle, 1994) and goes beyond traditional customer satisfaction by addressing the needs of internal customers, suppliers, and other stakeholders (Peach, 1994).
Because of the popularity of TQM, many broadly accepted models promoting and improving quality have been designed. Organizations believe that they should implement two or more models to deliver quality products or service to their customers. The Baldrige Award, Deming Prize, and ISO 9000 Registration are three among many quality systems that may be taken together to establish excellent TQM programs.
In 1987, President Ronald Reagan signed the Malcolm Baldrige National Quality Improvement Act, which provided for recognition of quality improvement among manufacturing, service, and small businesses. The Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA) is the highest level of national recognition for quality that a United States company can achieve (American Productivity and Quality Center, 1993).
The oldest, prestigious quality award is the Deming Application Prize (Deming Prize) of the Union of Japanese Scientists and Engineers (JUSE). Initiated in1951 and named after W. Edwards Deming, the Deming Prize has long been recognized as an indicator of excellence in business (Walton, 1986).
In 1987, the International Organization for Standardization (ISO) a Swiss-based organization composed of 92 member countries, published a series of global quality system standards. These standards are called ISO 9000.
The American Society for Quality Control (ASQC) defined the goal of ISO 9000 as "international exchange of goods and services and development of cooperation into the sphere of intellectual, scientific, technological, and economic activity" (1991, p. 1).

ISO 9000 promotes standards to improve productivity and reduce costs in the changing global marketplace. The Baldrige Award in the U.S. (Kendrick, 1993a, 1993b, 1993c), the Deming Prize in Japan, and the European Quality Award (Kochan, 1992) are recognized as the highest dividends for focusing on total quality in business, industrial, and (recently) educational settings.
In the past, few attempts were made to improve the quality of management in higher education, and goals were rarely identified or followed (Kerr, 1991).Quality in higher education has been defined to mean many things, but few institutions have focused on quality management. Recently, the quality of higher education has been severely questioned by the American public and elected officials, but thus far no quality standard has been determined (Hendricks, 1992). The purpose of this article is to examine the three major industrial standards (i.e., Baldrige Award, Deming Prize, and ISO 9000Registration) and consider how they can help educational institutions and state education agencies plan for improving the quality of their services andincrease their productivity.
Ideally, educators should already be practising TQM principles; the concept has applications for educators in virtually every aspect of their mission. Faculty who diligently maintain currency in their fields through study, research, and consulting, and who prepare for instruction through detailed planning and execution are already practising TQM (Holt, 1993; Lloyd & Rehg, 1983). Higher education should know that the Baldrige Award is the most far-reaching and broad-range source of standards, that the Deming Prize adds numerous opportunities for sophisticated statistical analysis, and that ISO9000 examines details at operating levels and entails periodic review and global recognition. Table 1 shows the relationships among the three major quality systems and important issues facing higher education.

Table 1
Quality Systems and Important Issues Facing Higher Education
System
Focus Important Issues for Higher Education
Baldrige
Award Customer
Satisfaction Customer Satisfaction and Retention
(i.e., Students, Employees, Parents, Alumni, Taxpayers)
Deming
Prize Statistical
Methods Institutional Research and Assessment
(i.e., Enrolment Patterns, Student Progress, Faculty Performance, Drop-out Rates, Recruitment Activities)
ISO 9000 Documentation Accreditation and Evaluation (i.e., Curriculum Analysis, Program Requirements, Facilities Analysis)

The Baldrige Award
Corporate concerns regarding quality and challenges of the global markets fostered the Malcolm Baldrige National Quality Award Improvement Act of 1987.
The purposes of the Baldrige Award program are (a) to promote awareness and understanding of the importance of quality improvement to the nation's economy,(b) to recognize companies for exceptional quality management and achievement, and (c) to share information on successful quality strategies and benefits derived from implementation of these strategies (Lee & Schniederjans, 1994). An important part of this award is the willingness of the award winners to share and publish information about their successful quality strategies with other U.S. organizations. Only American companies are eligible. The first award was presented in 1988. Many American companies that do not apply and some foreign companies use the criteria for internal assessment. The criteria help employers to assess both short and long-term strategic improvements, develop or enhance planning for continuous improvement, and increase customer satisfaction. The core values and concepts of the Baldrige Award consist of seven categories:
1) leadership
2) Information analysis
3) Strategic quality planning
4) Human resource development and management
5) Management of process quality
6) Quality and operational results, and
7) Customer focus and satisfaction
(Fisher, 1994)

Conformance to these criteria is reviewed annually to reflect lessons learned during the evaluation process. The award is managed by the National Institute of Standards and Technology (NIST) and administered by ASQC. Applications are evaluated by a Board of Examiners nominated from the quality experts of business, professional and trade organizations, accrediting bodies, universities, and government (Bureau of Business Practice, 1992).
The Baldrige Award criteria are a blueprint for quality improvement in any organization, including educational institutions (Kendrick, 1993a). The goals of the Baldrige Award are customer satisfaction, customer retention, and market-share gain, which parallel student satisfaction, student retention, and student recruitment in academia (Heizer & Render, 1996).
In 1991, approximately 235,000 applications for the prize were requested but only 106 were actually submitted. Companies use the award criteria as a "quality blueprint" for improving and/or evaluating quality or TQM programs, communicating better with suppliers and partners, and educating and training their employees (Evans & Lindsay, 1993).

The Deming Prize
In 1951, the Deming Prize was established in Japan in honor of Dr. W. Edwards Deming.
It is an avenue for disseminating knowledge of successful methods for improvement. Its purpose is to award companies that continually apply Company-Wide Quality Control (CWQC) based on statistical quality control and are likely to continue doing so. Organizations do not necessarily compete for the Deming Prize annually. Instead, attainment of the award signifies that an organization has reached a certain quality standard. There is no limit on the number of winners per year. The prize has several categories including individuals, factories, and divisions or small companies (Bush & Dooley, 1989). Similar to the Baldrige Award and ISO 9000, top management must demonstrate commitment by applying in order to qualify for the Deming Prize. The application process is called "challenging."
The process takes three to five years and managers must convince the Deming Prize Committee that they are prepared for an on-site examination. Established experts serve as examiners and audit the state of the quality system, paying particular attention to the use of statistical methods and using a brief set of "particulars" called the Deming Prize Application Checklist.

The judging criteria consist of ten major categories:
1) Policy and objectives,
2) Organization and its operations
3) Education and dissemination
4) Assembly and disseminating information
5) Analysis
6) Standardization
7) Control
8) Quality assurance
9) Results
10) Future plans
(Evans &Lindsay, 1993).

To qualify for the award, top management must score at least 70 points and no unit of the company may score less than 50 points. Companies that have applied for the prize receive a report of the comments and recommendations of the Deming Prize Committee. Reports contain findings about desirable and undesirable aspects of quality operations and include constructive suggestions(APQC, 1993).
The Deming Prize was opened to non-Japanese companies in 1984. Florida Power and Light, one of the largest electric utilities in the U.S., won the award in 1989. Kansai Electric Power Company, a Deming Prize winner, was the major “benchmark firm” that Florida Power and Light looked at when it began to consider making a bid for the prize (Stratton, 1990). Deming (1986) outlined his philosophy by listing 14 points for managing quality and productivity. Cornesky et. al. (1991) indicated that Deming's 14 points were originally written for the manufacturing sector, but they apply to educational systems just as well.
Bradley (1993), Cornesky (1993), English and Hill (1994), and Field (1994) have all applied Deming's 14 points in educational settings.

ISO 9000 Registration
Another quality system that has helped corporations toward continuous improvement is ISO 9000 Registration. The International Organization for Standardization created the ISO 9000 series of quality standards in 1987. Companies that meet these standards are listed in a registry by the auditing party as ISO 9000 companies. ISO's objective is to promote development of standards world-wide to improve operating efficiency and productivity and reduce costs (Hutchens, 1991). The ISO 9000 series intends to stimulate trade by providing third-party assurance of an organization's ability to meet specifications and perform to negotiated standards. The focus is on basic process control of products and services in regard to quality. The standards are not intended to certify quality of a product or service or whether one is better than another (Lamprecht, 1992); the standards relate to an organization's quality system.
A company that has achieved ISO 9000 registration can attest that it has a documented quality system that is fully deployed and consistently followed. With a documented quality system, all the knowledge of how and why work is performed will be part of the system. So, if a company loses a key employee, his/her documented work can help the company continue that employee's quality work.
Documentation is kept up-to-date to reflect the dynamic nature of work procedure changes to meet evolving customer demand. The same will be true in education; if quality curriculum, course objectives, and administrative procedures are well documented, change can have a positive effect on the entire institution. The ISO 9000 standards tell companies what to do, but not how to do it. The registration lasts for three years, subject to audits every six months to confirm continued maintenance and operation of quality systems. In Europe, "certification" is used more widely than "registration," which is the preferred U.S. terminology (Peach, 1994).
There is widespread interest in ISO 9000 because registration under ISO quality standards is increasingly necessary to organizations that compete internationally. Virtually all manufacturing organizations will be expected to be registered under ISO 9001, 9002, or 9003 series. The ISO fosters international trade by providing a set of standards with world-wide credibility and acceptance. The rationale is to facilitate trade by simplifying contracts and to obtain related savings with reduced site inspections and audits.
According to the 1994 revised standard, ISO 9001 is a model for quality assurance in design, development, production, installation, and servicing. ISO9001 is the most comprehensive standard, with 20 elements or functional clauses that organizations must implement to achieve registration. It includes all elements listed in ISO 9002 and ISO 9003 and also addresses design, development, and servicing capabilities. It may be applied to manufacturing as well as services such as construction or professional services. ISO 9002 is a model for quality assurance in production, installation, and servicing (Peach, 1994). The only distinction between ISO 9001 and ISO 9002 is that ISO 9002 does not include the design function and has only 19 elements.
ISO 9003 is a model for quality assurance in final inspection and testing, and the least comprehensive standard. It addresses only the requirements for detection and control of problems during final inspection and testing. It has16 elements, ten of which have less comprehensive requirements than do ISO 9001 and ISO 9002. Additional ISO 9000 series may be used as guidelines or auditing standards for implementation of the ISO 9001, 9002, and 9003.
The ISO 9000 standards provide both general guidelines and contractual agreements for meeting quality requirements. Several countries have adopted ISO9000 and attached special names to it: BS 5750 in Britain, DIN ISO 9000 in Denmark, NS ISO 9000 in Norway, AS 3900 in Australia, Q90 in the U.S., and Defense Standard AQAP-1, which has been used for qualification of NATO defense suppliers.
In the European Community (EC), the series is implemented as EN29000. These national and regional implementations are essentially the same, although minor differences may occur due to language translations (Chua,1992). First in Europe and now on all continents, many countries require that firms that do business within their borders be registered. Many U.S. organizations are registered and many others are working to that end. To become registered, an organization has to document to the satisfaction of a third party registrar that its quality system addresses each requirement of ISO 9000 and is maintained as business conditions change. The United States is represented in the ISO organization by the American National Standards Institute (ANSI). The Registrar Accreditation Board (RAB), an affiliate of the ASQC, regulates the third party auditors who in turn examine company practices.
The ISO 9000 series are clearly defined, but how the quality standards are met is up to the organization. Clear written procedures of all work processes affecting quality are required. Documentation may be via written work instructions, electronic data, or displayed as process flow charts. Compliance with this standard is monitored by an independent third party that has demonstrated its professional qualifications to a national body such as RAB(APQC, 1993).

Comparison of Registration and Awards Criteria
The system implicit in a quality award should exhibit characteristics of both customer satisfaction (Baldrige Award) and continuous improvement (Baldrige Award, Deming Prize, and ISO 9000). Applicants for the award should feel that they have been accurately and fairly judged and that the assessment provides them with value in terms of increased self knowledge of their quality system's strengths and areas for improvement. The continuous improvement concept allows organizations to accept modest beginnings and make incremental improvements toward excellence.
An interesting fact about the Deming Prize is that the criteria did not mention anything on customer satisfaction. Its emphasis is primarily on rigorous statistical approaches and aggressive problem solving throughout the organization. Since the benchmarks for TQM in the U.S. are MBNQA and the Deming Prize, and more recently ISO 9000, Table 2 compares these two awards with ISO 9000 (Bush & Dooley, 1989; Mahoney & Thor, 1994; Peach, 1994; Reimann & Hertz,1993; Walton, 1986). This comparison will facilitate understanding and provide a means for productivity improvement among educators and administrators.
ISO 9000 is a quality system assessment based largely on traditional quality control theory. The Deming Award emphasizes theory and statistical practice toa greater degree than does MBNQA or the ISO 9000. The Baldrige Award is more result-oriented and deals with method, development, and outcomes (Fisher, 1994). MBNQA guidelines are a mixture of traditional theories plus the theories developed by Crosby (1979), Deming (1986), Feigenbaum (1983), Juran et. al. (1979), and others.


The degree of prescriptiveness inherent in these three approaches to quality is defined by what is to be done and how it is done. MBNQA guidelines spell out what must be done to attain a high score.
ISO 9000 defines what should be done but provides little guidance regarding how a system should be set up and operated (Peach, 1994). The Deming Prize provides a set of guidelines, but many applicants have worked with a previous winner to establish benchmarks and work on the details.
The Human Resource Development and Management category is central to the MBNQA's integrated approach to quality and operational improvement. It includes human resource planning and management, employee involvement, employee education and training, performance and recognition, and employee well-being and satisfaction. ISO 9000 addresses human resource issues through its training requirement (needs assessment, training personnel qualifications, and maintenance of training records), and documentation of operator instruction. This requirement does not include consideration of the special factors in services management (Reimann & Hertz, 1993). Contrasted with ISO 9000 and MBNQA, the Deming Prize places minimal emphasis on human resource development. The main thrust of the Deming Prize's education category is on how quality control is taught, and to what extent statistical techniques are understood and quality circle activities are utilized (Mahoney & Thor, 1994; Walton,1986).

Table 2
Comparison of Baldrige Award, Deming Prize, and ISO 9000 Characteristics

Baldrige Award Deming Prize ISO 9000
Purpose Encourage sharing of
competitiveness learning and drive this learning nationally. Awards companies that continually apply company-wide quality control based on statistical quality control Provide common basis for assuring buyers that specific practices, including documentation conformity with provider's state quality systems.
Focus Customer satisfaction
prevention of quality
problems Statistical methods for prevention of quality problems Conformity to practices specified in the registrant's own quality system.
Eligibility Limited to U.S. companies only. Individuals, factories and divisions or small companies worldwide Companies, divisions and facilities around the world
Time
Frame 1 year cycles; renew after 5 years 2 to 5 years; preparation with JUSE; apply when ready Takes 6 to 12 months depending on starting point and urgency
Information
Sharing Winners required to share non-proprietary information on quality strategies with other U.S. organizations Dissemination of information is voluntary and minimal Registrants have no obligations to share information with others
Award
Recipients Maximum of two awards per category per year. Those who meet the standards receive the award. For those that do not qualify, the exam process is extended up to 2 times over 3 years.
Companies involved in international trade that wish to be acceptable as vendors to trade with members of EC.
Assessment Not a conformity assessment. Application
reviewed by 5-15 board
members. Site visits for final contenders. Improvement evidence must be in place. One page of guidelines (brief, broad, subjective) Examination conducted by selected panel of senior members of JUSE. Evaluate quality manual and working documents, site audit by select staff of registration agency ensures conformity to stated practices and periodic re-audits after registration.

Implications for Higher Education
University programs such as vocational and technical education can be improved by implementing the quality criteria. TQM allows internal and external customers to communicate with faculty to continuously improve educational processes. If parents, alumni, and students (internal customers) are satisfied, they will recommend degree programs to others. Likewise, if employers, taxpayers (in state supported institutions), and graduate schools (external customers) are satisfied with the graduates of
programs such as technology education, they may continue relationships and support.
Higher education is complicated and cannot be changed overnight. TQM concepts may be used to improve qualities of an educational system. In some experimental classes at Carnegie Mellon University, students are considered customers. Students participate in the planning of courses, determining what is taught, designing syllabi, and assigning grades. The TQM motto in education is learning about what the students need and constantly improve the educational processes to deliver it consistently.
Some authors claim that students become better thinkers, problem solvers, and team members ("Academe Gets," 1992). As Sutcliffe and Pollock (1992) concluded, student perceptions of an institute should be sought actively by all levels to ensure that as much as possible is being done to enhance educational experiences within available resources. None of these ideas is foreign to technology teacher educators who foster student organizations and involve students in their departments.
Customers have long been concerned regarding quality in the administration of higher education institutions (Spanbauer, 1992). According to Parnell (1990), quality standards in academic administration, teaching, and research are essential to higher education and of prime importance in satisfying goals. In dozens of schools, like the University of Wisconsin at Madison, University of Wyoming, Columbia University, and Oregon State University, TQM is applied to the administrative side of organizations ("Academe Gets," 1992). In late 1992,efforts to implement TQM began at the University of North Carolina in Charlotte(UNCC). UNCC made a pragmatic rather than philosophic decision to proceed onlyin administrative areas, hoping that the efforts could later be expanded intoother areas (Buch & Shelnutt, 1995).

Vandenberghe (1995) stated that the Baldrige Award, the Deming Prize, and the ISO 9000 standards are new frontiers in quality management and can be utilizedin educational settings. McCammond (1995) stated that quality awards and standards will help students and faculty work as teams.
Alexander et al. (1987) stated that teams are the main structure of many TQM organizations.
TQM student-faculty partnerships make it easier for students' voices to be heard. Teamwork may provide friendly environments for more productive educational experience.
Deming encouraged educators to create environments in which strong relationships of mutual respect and trust replace anxiety, suspicion, and separation. He believed that the leadership of faculty, administrators and policy makers can empower students as front-line workers in quality education. This will make for continuous improvements in the work they do together (Evans & Lindsay, 1993; Walton, 1986). These concepts are in keeping with competency based or contractual learning and criterion testing, which are widely used in technology teacher education.
In 1992, ISO issued an updated guideline to the standard known as ISO 9004-2,which focused on the service sector. An example of a service sector to which the standard is applicable is education
( International Organization for Standardization, 1992). To encourage TQM implementation in academia, a new effort is underway to apply the MBNQA criteria to academic organizations. As part of a pilot program, schools were invited to submit applications, although no awards were to be given in 1995.
The new criteria provide guidance for creating mechanisms for academic institutions to implement TQM (Walker, 1995).Technology teacher-educators should be at the forefront of this development.
Concepts of industrial quality practices are being accepted by higher education at a very slow rate. Seymour (1991) and Marchese (1991) documented benefits and frustrations of campuses that were implementing TQM systems. Walker (1995) indicated that entire universities will not accept TQM with open arms. Some faculty or administrators continue to resist TQM in education. Resistance may be attributed to unwillingness to change old systems. In higher education, academic decisions have traditionally been made through peer processes and collegial bodies. Dominance of academics in decision making about quality is now being directly challenged by the quality movement's emphasis on customers (Lindsay, 1994).
Spanbauer (1992) cited reasons such as satisfied customers, increased enrolment, falling attrition rates, and an improved graduate placement as well as significant cost savings for overcoming the resistance to TQM. Successful implementation and execution of an industry-based quality management system for administration and faculty can accomplish the quality objectives of education. Spanbauer (1992) utilized industrial standards in organizing, critising, and improving the administration of Fox Valley Technical College in Appleton, Wisconsin. Results indicated that quality standards were effective and substantial improvements were noted and documented. Industrial teacher educators have the opportunity to facilitate
change to TQM environments. TQM concepts should be basic to administration and course content of

technology teacher education programs. The implication, of course, is that staff and educators must themselves exemplify the value system implicit in these concepts. Industrial teacher educators should outwardly express their inner commitment to the principles of TQM (Lloyd & Rehg, 1983). Knowing that teachers who would foster understandings of technology in youth must understand contemporary practice in leading edge organizations, they should embrace TQM for themselves and for course content.

Conclusion
Globalization of markets, heightened quality requirements, tough competition, and supplier pressures have led to three parallel and visible quality thrusts nationally and internationally. These thrusts are the Malcolm Baldrige National Quality Award in the United States, the Deming Application Prize in Japan (currently open to other countries), and ISO 9000 Registration, which originated in Europe and has expanded internationally. While ISO 9000 and MBNQA require support and some involvement by senior administration, the Deming Prize initiative requires substantial commitment of personal time and resources of senior administrators in implementing a quality system. In the latter initiative, quality cannot be just another aspect ofbusiness, it must become the way business is conducted. These awards and preparation to achieve them support the broader goal of TQM. Many times, organizations apply for two or all three in order to achieve the highest degree of TQM.
The need for assessing and improving quality in higher education has been well-documented. It is illustrated by trends toward implementing TQM, MBNQA, and Deming philosophies in higher education (Bogue, 1992; Cornesky, McCool, Byrnes, & Weber, 1991;Kendrick, 1993b; Marchese, 1991; Seymour, 1991; Spanbauer, 1992). Institutions are exploring the possibility of developing awards based on MBNQA. Each of these awards and registration standards can be used to benchmark continuous improvement of educational systems.
The use of major quality systems is a positive step in the U.S. strategy toward global competitive advantage in business, industry, and education. Regardless of which route organizations take on their quality journey, these quality thrusts (notwithstanding their minor differences) can provide outstanding leverage for becoming world-class. As Harman (1994) quoted David Kemp, the Australian Shadow Minister for Education,
“Education has to be about excellence. If it is not about quality, then all oureffort, all our expenditure will have been for nothing because we will not onlyhave blighted the lives of our students, but damaged our ability to compete andsurvive in a world which does not owe us a living. We cannot have a world-classeconomy and a world-class living standard without a world-class workforce. And we cannot have a world-class workforce, without world-class education.” (p.40)


References
“Academe gets lessons from big business”. The Wall Street Journal, B1, December 15, 1992.
Alexander, P., Biro, M., Garry, E. G., Seamon, D., Slaughter, T., & Valerio, D. (1987). “New organizational structures and new quality systems”.
In J. P. Kern, J. J. Riley, & L. N. Jones (Eds.), Human resources management. Milwaukee, WI: American Society for Quality Control, pp. 203-268.
American Productivity and Quality Center (1993). The benchmarking management guide. Portland, OR: Productivity Press.
American Society for Quality Control (1991). ANSI ASC-Z1 committee on quality assurance: Answers to the most frequently asked questions about the ISO9000 series. Milwaukee, WI: American Society for Quality Control.
Berry, T. H. (1991). Managing the total quality transformation. New York: McGraw-Hill.
Bogue, E. G. (1992). The evidence for quality : strengthening the tests of academic and administrative effectiveness. San Francisco, CA : Jossey-Bass.
Buch, K., & Shelnutt, J. W. (1995). “UNC Charlotte measures the effects of its quality initiative”. Quality Progress, Vol. 28, No.7, July 1995, pp. 73-77.
Bureau of Business Practice (1992). Profiles of Malcolm Baldrige award winners. Needham Heights, MA: Allyn & Bacon.
Bush, D., & Dooley, K. (1989). “The Deming prize and Baldrige award”. Quality Progress, Vol. 22., No. 1, January, pp. 28-30.
Bradley, L. H. (1993). Total quality management for schools. Lancaster, PA: Technical Publishers.
Chua, R. C. (1992). “ISO 9000 : Why, what, and what about TQM?” Proceedings of the AUTOFACT 92. Dearborn, MI : Society of Manufacturing Engineers, pp. 12.1-12.4.
Cornesky, R. A. (1993). The quality professor: Implementing TQM in the classroom. Madison, WI: Magna Publications
Cornesky, R., McCool, S., Byrnes, L., & Weber, R. (1991). Implementing total quality management in higher education. Madison, WI: Magna Publications
Crosby, P. B. (1979). Quality is free. New York: McGraw-Hill.
Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. Cambridge, MA: MIT Center for Advanced Engineering Study.
English, F. W., & Hill, J. C. (1994). Total quality education: Transforming schools into learning places. Thousand Oaks, CA: Corwin Press.
Evans, J. R., & Lindsay, W. M. (1989). The management and control of quality (2nd ed.). St. Paul, MN: West.
Feigenbaum, A. V. (1983). Total quality control (3rd ed.). New York : McGraw-Hill.
Field, J. C. (1994). Total quality for schools: A guide for implementation. Milwaukee, WI: ASQC.
Fisher, D. C. (1994). Measuring up to the Baldrige. New York: American Management Association.


Harman, G. (1994). “Australian higher education administration and quality assurance movement”. Journal for Higher Education Management, Vol. 9, No. 2, pp.25-45.
Heizer, J., & Render, B. (1996). Production and operations management (4th ed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice-Hall.
Hendricks, G. (1992, June 24). “Lawmakers aim to hold educators feet to the fire”. Atlanta Constitution, A3.
Holt, M. (1993). “The educational consequences of W. Edwards Deming”. PhiDelta Kappan, Vol. 74, No. 5, pp. 382-388.
Hoyle, D. (1994). ISO 9000 quality systems handbook (2nd ed.). Oxford : Butterworth-Heinemann Ltd.
Hutchens, S. (1991). Facing the ISO 9000 challenge. New York: Compliance Engineering.
International Organization for Standardization. (1992). International Standard, ISO 9004-2, quality management and quality system elements-Part 2. Geneva, Switzerland : International Organization for Standardization.
Juran, J. M., Gryna, F. M., & Bingham, R. S. (1979). Quality control handbook. New York : McGraw-Hill.
Kendrick, J. J. (1993a). “Five Baldrige awards in year five.” Quality, January, pp. 24-31.
Kendrick, J. J. (1993b). “Universities, corporations report progress in integrating total quality into curriculums”. Quality, , January, pp. 13.
Kendrick, J. J. (1993c). “Small and mid-sized companies generate mixed signals concerning Baldrige award”. Quality, , February, pp. 15.
Kerr, C. (1991). The great transformation in higher education 1960-1980. New York: State University of New York.
Kochan, A. (1992). “The European quality award”. Quality, February, pp.18-19.
Lamprecht, J. L. (1992). ISO 9000, preparing for registration. Milwaukee: ASQC Press.
Lee, S. M., & Schniederjans, M. J. (1994). Operations management. Boston: Houghton Mifflin.
Lindsay, A. (1994). “Quality and management in universities”. Journal of Higher Education Management, Vol. 9, No. 2, pp. 57-70.
Lloyd, R. F., & Rehg, V. R. (1983). Quality circles : Applications for vocational education. Columbus, OH: The Ohio State University, National Center for Research in Vocational Education.
Mahoney, F. X., & Thor, C. B. (1994). The TQM trilogy: Using ISO 9000, the Deming prize, and the Baldrige award to establish a system for total quality management. New York: American Management Association.
Marchese, T. (1991). “TQM reaches the academy”. AAHE Bulletin, , November, pp. 3-9.
McCammond, D. (1995). “Developing quality classroom practices with Total Quality Management”. Design and Drafting News, January, pp. 3-5.
Parnell, D. (1990). Dateline 2000, the new higher education agenda. Washington, DC: Community College.

Peach, R. W. (1994). The ISO 9000 handbook (2nd ed.). Fairfax, VA: CEEM Information Services.
Reimann, C. W., & Hertz, H. S. (1993). “The Malcolm Baldrige National Quality Award and ISO 9000 registration”. ASTM Standardization News, Vol. 21, No. 11, pp.42-53.
Seymour, D. T. (1991). Total quality management in higher education : a critical assessment. Methuen, MA: Goal/QPC.
Spanbauer, S. J. (1992). A quality system for education : using quality and productivity techniques to save our schools. Milwaukee : ASQC Press.
Stratton, B. (1990). “A beacon for the world”. Quality Progress , May, pp. 60-65.
Sutcliffe, W., & Pollock, J. (1992). “Can the total quality management approach used in industry be transferred to institutions of higher education?”. The Vocational Aspects of Education, Vol. 44, No. 1, pp. 11-27.
Vandenberghe, D. G. (1995). “An undergraduate quality management and control class for engineers”. 1995 ASEE Annual Conference Proceedings, 1, pp.1229-1233.
Walker, H. F. (1995). “Texas Instruments' and Iowa State University's experience with the university challenge program”. Quality Progress, , July , pp.103-106.
Walton, M. (1986). The Deming management method. New York: Putnum Press.











Izadi is Associate Professor, Eastern Illinois University; Kashef is Assistant Professor, University of
Northern Iowa; and Stadt is Professor of Southern Illinois University at Carbondale.



Copyright 1996, Journal of Industrial Teacher Education, National Association of Industrial and Technical Teacher Educators (ISSN 0022-1864).Permission is given to copy any article or graphic provided credit is given and the copies are not intended for sale

Komunikasi Dalam Organisasi

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI : KONSEP DAN APLIKASI DALAM INSTITUSI PENDIDIKAN.

1.0 Pengenalan.

Semenjak pembelajaran tentang manusia bermula dalam dunia pendidikan, manusia mula mengenalpasti keistimewaan mereka berbanding dengan spesis-spesis yang lain. Salah satu ciri utama yang menonjolkan perbezaan tersebut ialah keupayaan manusia menggunakan simbol-simbol untuk berkomunikasi (Razali Mat Zin, 1996). Akhirnya bidang komunikasi menjadi satu cabang ilmu tersendiri yang telah lama dipraktikkan oleh manusia sejak mereka merasai perlunya berhubung sesama sendiri dan dengan pihak luar masyarakatnya (Jaafar Muhamad, 1993).

Hari ini, komunikasi adalah elemen yang penting dalam sesebuah organisasi khususnya institusi sekolah yang terdapat dalamnya pelbagai sumber seperti alatan, bahan dan manusia. Menurut Lunenberg (1995,

“…..if the people perform well, the school perform well; if the people
don’t perform well, the school doesn’t either. The principal’s job is to
help the school achieve a high level of perform through the utilization
of human and material reasources….a principal’s job is to get done by
working with and through other people”.

Kenyataan ini jelas sekali menunjukkan bahawa manusia adalah sumber utama di sesebuah sekolah. Manakala prestasi dan kejayaan sekolah pula bergantung kepada aktiviti sumber manusia dalamnya. Oleh itu pengetua sebagai pengurus haruslah dapat berkomunikasi dengan berkesan bagi mencapai matlamat organisasinya.

Komunikasi merupakan unsur yamg berperanan dalam proses pengurusan dan keberkesanan organisasi. Ia adalah satu penggerak dan proses yang dinamik dalam organisasi yakni dapat membantu kerjasama dan kemajuan secara kolektif ke arah pencapaian matlamat bersama. Sehubungan itu menurut Tuan Yacob (!998), komunikasi berfungsi sebagai informatif iaitu supaya setiap individu itu mengerti dan mengetahui, juga sebagai persuatif iaitu agar sesorang bersedia menerima sesuatu pemahaman atau keyakinan untuk melakukan kegiatan.

Menurut Zaidatol Akmaliah (2001), komunikasi merupakan cara asas bekerjasama dan koordinasi daripada berbagai-bagai tenaga manusia diperoleh yang memerlukan pemindahan dan peneriamaan mesej. Ia merupakan satu proses dalam organisasi formal seperti institusi sekolah kerana komunikasi dapat membuatkan sistem menjadi dinamik dan menghubungkan matlamat organisasi dengan penglibatan kakitangannya secara jelas.

2.0 Definisi komunikasi.

Segi etimologinya, perkataan komunikasi berasal daripada perkataan-perkataan berikut: “communicare” yang bermaksud penyertaan atau pemberitahuan, “communis” bererti milik bersama, dan kata “communis opinio”membawa pengertian pendapat umum, yang dikaitkan dengan sifat ingin mempengaruhi orang lain (Jaafar Muhamad, 1997).

Mendefinisikan kata komunikasi merupakan sesuatu yang agak sukar dan sentiasa mendapat kritikan daripada sarjana-sarjana yang lainnya. Bagai manapun menurut Ramaiah (1999), komunikasi adalah satu proses antara perorangan yang melibatkan pertukaran idea, maklumat dan pendapat atau pun melibatkan proses penghantaran dan peneriamaan simbol yang bermakna. Bagi Lunenberg (1995), komunikasi adalah satu proses pemindahan maklumat dan pemahaman daripada seseorang kepada yang lain. Definisi yang diberikan oleh Koontz & Weihrich (1997), komunikasi sebagai pemindahan maklumat daripada pengirim kepada penerima supaya maklumat dapat difahami oleh penerima.

Manakala Stoner & Wankel (1996), mentakrifkan komunikasi sebagai satu proses manusia cuba berkongsi pengertian melalui penghantaran mesej-mesej secara simbolik. Menurutnya lagi, ada tiga perkara penting dalam komunikasi iaitupenglibata manuisa yakni memahami bagaimana manusia berhubung antara satu dengan lain, kedua; melibatkan pengertian yang dikongsi bersama, ketiga; komunikasi adalah simbolik iaitu isyarat, bunyi huruf, nombor dan perkataan yang menyerupai idea yang hendak disampaikan.

Menurut Emery, Ault & Agul (1965), komunikasi dapatlah dianggap sebagai satu seni menyalurkan maklumat, idea dan sikap daripada seseorang kepada seseorang yang lain. Manakala bagi Cambell, et.al. (1997), menjelaskan komunikasi adalah pemindahan maklumat atau meej daripada sumber kepada penerima yang memerlukan kewujudan kedua-dua pancaran dan peneriamaan mesej atau unit maklumat. Tegasnya ia merupakan satu proses pengaliran maklumat dan kefahaman yang bermula daripada keinginan untuk memindahkan maklumat kepada orang lain (Zaidatol Akmaliah, (2001)

Walau bagaimanapun untuk tujuan penulisan ini komunikasi bolehlah dimaksudkan kepada proses interaksi yang memberi rangsangan melalui pemberian dan peneriamaan mesej. Pertukaran mesej ini dilakukan melalui media massa, peralatan perantaraan dan isyarat formal atau tidak formal yang digunakan dalam organisasi.

Pada keseluruhannya, menurut Jaafar Muhamad (1993), definisi komunikasi mengandungi unsur-unsur penting yang berikut: (i) tujuan/objektif yang ditetapkan terlebih dahulu, (ii) pertukaran maklumat antara penghantar dan penerima, (iii) idea/maklumat yang bergantung kepada tujuan dan konteks, (iv) secara personal atau tidak langsung, (v) isyarat/lambang sebagai alat membawa mesej, (vi) mencapai matlamat organisasi.

3.0 Komunikasi dalam organisasi.

Komunikasi merupakan nadi yang menghidupkan perjalanan sesebuah organisasi. Ia merupakan proses pengiriman maklumat yakni satu proses terpenting dan kompleks dalam fungsi pengurusan sesebuag organisasi khususnya institusi pendidikan, kajian Mintzberg (1973), menunjukkan lebih 80% masa eksekutif organisasi digunakan untuk berinteraksi dengan orang lain. Sementara Hill, et.al. (1981), mendapati sebahagian besar masa pengatua telah digunakan untuk urusan surat-menyurat serta berinteraksi dengan orang lain dan sedikit masa sahaja untuk menyempurnakan peranannya sebagai pemimpin pengajaran. Dalam konteks ini kedudukan pengetua bagai pusat kawalan dan pusat memprosesmaklumat yang mengalir daripada Kementerian Pendidikan, JPN, PPD serta agensi-agensi lain ke sekolah dan sebaliknya. Kelicinan aliran maklumat tersebut dan kualitinya boleh menentukan prestasi sekolah sebagai sebuah organisasi (Ramaiah, 1999).

Lantaran itu dapatlah diertikan komunikasi dalam organisasi sebagai satu proses pertukaran dan perpindahan maklumat serta mesej dari satu sistem kerja dibentuk, dipertahan, diubahsuai dan dilaksanakan menurut kehendak dan penyesuaian semasa kepada satu arah semasa kepada satu arah pencapaian matlamat yang telah ditetapkan bersama (Jaafar Muhamad, 1993). Dalam proses ini hubungan formal dan tidak formal terjalin antara pengurus dan pekerja yang terjadi melalui aktiviti timbal balik sama ada menegak atau pun mendatar.

Namun begitu, secara kesimpulannya dalam struktur organisasi, menurut Zaidatol Akmaliah (2001), proses komunikasi mengandungi elemen-elemen asas yang berikut: (I) arahan untuk melakukan sesuatu atau jangan melakukan sesuatu yang dikomunikasikan dari atas ke bawah atau daripada seseorang kepada orang lain di bawahnya, (ii) laporan, pertanyaan dan permintaan yang dikomnikasikan kepada pihak atas terutama kepada ketua yang bertanggungjawab daripada individu tertentu, dan (iii) komunikasi antara satu kumpulan dengan kumpulan lain melalui satu ketua yang dikongsi bersama.

4.0 Fungsi Komunikasi.

Komunikasi dalam keadaan yang bagaimana dan konteks apa sekali pun mempunyai peranan yang cukup penting. Dalam konteks organisasi, pastinya mempunyai peranan yang tersendiri. Kepentingan komunikasi dalam organisasi telah dibincang dan dihurai oleh ramai sarjana dalam bidang berkenaan. Dare Francis (1987), telah menyimpulkan kepentingan komunikasi dalam organisasi kepada empat fungsi utama. Ia dapat dilihat dalam bentuk model berikut:


Untuk mendapat dan Menyatukan usaha.
Untuk mewujud dan Mepertahankan Suasana yang sihat.

komunikasi yang pertama, ialah untuk mempastikan seluruh warga organisasi berkongsi visi dan misi organisasi. Dengan itu, visi dan misi organisasi sentiasa dingati dan dihayati. Warga organisai kan mempunyai kepekaan yang tinggi terhadap cabaran dan perkembangan dalaman dan luaran organisasi. Organisasi mempunyai fokus yang difahami bersama dan berusaha ke arah mencapainya. Melalui komunikasi yang berkesan, seorang pengurus dapat memupuk warga organisasi agar sama-sama menuju matlamat yang dikongsi bersama itu.

Fungsi kedua komunikasi dalam organisasi ialah untuk menyatukan usaha untuk mencapai matlamat organisasi. Penyatuan usaha ini melibatkan usaha-usaha koordinasi di kalngan angatta dan jabatan dilam sesebuah organisasi, merapatkan hubungan di kalangan unit dan jabatan yang berjauhan, serta melakukan pengarahan dan pembahagian kerja yang berkesan.

Fungsi ketiga komunikasi dalam organisasi, ialah untuk memupuk susana yang sihat dan harmoni dalam organisasi. Ini dapat dilakukan dengan melaksanakan kegiatan yang bermanfaat dengan membina budaya yang sihat, berdasar nilai, etika dan dasar yang mulia. Dengan itu semangat “berpasukan” dapat direalisasikan. Suasana yang sihat sedemikian, membolehkan perkembangan yang positif dalam organisasi, . Suasana yang sihat tersebut dapat dipertahankan dengan suburnya sikap percaya mempercayai di kalangan warga organisasi, keadilan dan kesaksamaan, serta meningkatnya semangat kerjasama untuk menjayakan matlamat organisasi.

Fungsi keempat, ialah melalui komunikasi yang berkesan dapat memupuk kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat dan bijaksana..Deangan matlumat yang cukup dan tepat, keputusan yang dibuat, terutama untuk memaju dan mencemerlang
kan organisasi dapat dibuat dengan penuh bertanggungjawab,cekap dan berkesan.

Pandangan yang hampir sama dikemukakan oleh Jennifer M. George dan Gareth R. Jones (2002), yang menyimpulkan fungsi utama komunikasi dalam organisasi kepada lima fungsi utama iaitu:
• Menyediakan maklumat dan ilmu tentang organisasi, ini melibatkan persoalan matlamat organisasi,cara untuk mencapainya,nilai-nilai yang sewajarnya dihayati,perubahan yang perlu dan sebagainya.
• Memotivasikan warga organisasi, iaitu dengan menjelaskan apa yang akan didapati dengan kejayaan yang dicapai,menjelaskan pengharapan organisasi terhadap warga nya,meyediakan matlamat organisasi yang spesifik yang perlu dicapai,mencipta matlamat yang lebih mencabar, di samping ememberikan maklumbalas terhadap pencapaian yang berjaya dilksanakan.
• Meangawal dan mengkoordinasikan usaha. Iaitu dengan menyediakan kaedah komunikasi yang berkesan, memupuk nilai yang positif, yang akhirnya dapat memupuk budaya yang sihat di dalam organisasi

Wadah untuk meluahkan perasaan dan emosi. Iaitu, organisasi menyediakan ruang untuk warga organisasi menyatakan pandangan, kritikan yang membina, serta cadangan untuk kebaikan organisasi secara keseluruhannya. Dengan itu,ketegangan dapat di kurangkan. Suasana sihat dan harmoni dapat dipupuk dan dipertahankan

Manakala Harold Koontz & Heinz Weihrich (1997), menyimpulkan peranan komunikasi dalm konteks organisasi melibatkan perkara-perkara berikut:
1. Menetapkan dan menyebarluaskan matlamat organisasi.
2. Menyusun rancangan untuk mencapai matlamat organisasi.
3. Mengatur sumbar manusia dan sumber-sumbar yang lain dengan cara yang paling
cekap dan berkesan.
4. Memilih, membentuk dan manilai para anggota dalam organisasi utuk sesuatu
tugas dan jawatan.
5. Memimpin,mengarah,mendorong dan mancipta iklim yang membuahkan sifat ingin
menyumbang kea rah pencapaian dan kemajuan organisasi.
6. Mengawal kegiatan dan prestasi warga di dalam organisasi.

Pandangan-pandangan sarjana, yang antara lainya dinyatakan di atas menyerlahkan, bahawa komunikasi mempunyai peranan yang cukup besar dalam sesebuah organisasi. Dalam konteks sekolah, pastinya peranan yang sedemikian juga di mainkan oleh komunikasi., dan keberkesanannya juga amat menentukan keberkesanan dan kemajuan sesebuah sekolah tersebut.

5.0 Model Komunikasi.

Terdapat pelbagai model dalam satu proses komunikasi. Ia melibatkan pelbagai unur atau elemen. Model-model tersebut disumbangkan oleh sarjana-sarjana seperti Lassurell (1948), Shanon dan Weaber (1949), Schramm (1954), Osgood (1954). Model ini dimurnikan lagi oleh sarjana yang lain. Jennifer M. George & Gareth R. Jones (2002), merumuskan model komunikasi melalui gambarajah berikut;

Mesej Enkoding medium Decoding Penyampai baan Penerima


Decoding Medium Enkoding Mesej

Model ini memperlihatkan komunikasi adalah suatu yang dinamik. Penyampai dan penerima sering kali berubah peranan dalam proses komunikasi. Model ini menjelaskan komunikasi melibatkan pelbagai elemen. Antara elemen tersebut termasuklah;
(i) Penyampai - iaitu individu atau kumpulan atau juga keperluan organisasi yang ingin disampaikan kepada individu, kumpulan atau organisasi yang lain.
(ii) Penerima - ialah individu, kumpulan atau organisasi yakni sesuatu komunikasi itu ingin disampaikan atau ditujukan.
(iii) Mesej - ialahmaklumat yang ingin disampaikan atau dikongsi bersama oleh penyampai dan penerima.
(iv) Enkoding - ialah penterjemahan mesej itu kepada simbol-simbol tertentu atau bahasa-bahasa tertentu yang diyakini dapat difahami oleh penerima.
(v) Medium – ialah alat yng digunakan untuk menyampaikan mesej daripada penyampai kepada penerima, sama ada melalui bahasa yang menggunakan kata-kata seperti perkataan atau tulisan, dan juga bahasa yang tidak menggunakan kata-kata seperti pemaparan bahasa badan, pakaian dan sebagainya.
(vi) Decoding – ialah pentafsiran yang cuba dilakukan oleh penerima terhadap mesej yang disampaikan oleh penyampai.
(vii) Gangguan “kebisingan” – iaitu pelabagai unsur yang boleh mengganggu dalam proses itu berjalan, sama ada ia melibatkan penyampai, mesej, medium, penerima dan sebagainya.

Nyatalah komunikasi adalah suatu yang kompleks, yang amat dipengaruhi oleh pelbagai unsur yang boleh mempengaruhi keberkesanannya.


6.0 Pola Komunikasi.

Dalam sesebuah organisasi, komunikasi berlaku dalam pelbagai bentuk, antara yang utama ialah;

6.1 Komunikasi dari bawah.

Komunikasi bentuk ini berlaku antara pentadbir atau ketua kepada orang bawahan.Dare Francis (1987), menghuraikan komunikasi jenis ini melibatkan usaha-usaha untuk:
i. memberi arahan dan kawalan iaitu dengan memberitahu apa yang warga
organisasi perlu lakukan, dan disiplin yang perlu dipatuhi.
ii. Maklumat iaitu memberi maklumat yang diperlukan individu kepada individu
untuk mereka membuat keputusan.
iii. Untuk mendapatkan kerjasama iaitu memberitahu ahli organisasi maklumat yang
diperlukan dan mereka akan merasakan sebahagian daripada organisasi.
iv. Memberi--------- iaitu menyakinkan warga organisasi yang usaha mereka adalah
sebahagian daripada usaha organisasi secara kolektif.
v. Fleksibiliti iaitu untuk menyediakan warga organisasi yang bersedia untuk
perubahan yang dilakukan terhadap organisasi.

Dalam hal ini Paul D. Sweeney & Dean B. McFarlin (2002), menyatakan komunikasi bentik ini biasanya dilaksanakan melalui memo, mesyuarat, laporan, buletin, video, manual polisi, e-mail, dan lain-lain lagi. Kajian yang dilakkan oleh Moran B.S. dan W.A. Schieman (1984), mendapati pengurus menghasilkan separuh daripada masa mereka ialah melakukan komunikasi bentuk ini.

6.2 Komunikasi bawah ke atas.

Komunikasi bentuk ini biasanya berlaku dalam bentuk untuk memberi maklumbalas, melaporkan kemajuan dan penyataan masalah semasa. Tubbs dan Moss (1980), menjelaskan antara kepentingan komunikasi bentuk ini ialah;
i. dapat membekalkan pihak pengurusan maklumat yang perlu dan penting dalam proses membuat keputusan.
ii. membolehkan pihak pekerja bawahan meluahkan tekanan dan kekecewaan yang mereka hadapi.
iii. untuk menyuburkan rasa bersama dan turut serta dalam kemajuan organisasi.
iv. untuk mendapatkan maklumbalas terhadap komunikasi terutama dari atas ke bawah yang berlaku dalam organisasi.

Komunikasi bentuk ini berlaku melelui pelbagai cara seperti laporan prestasi, peti cadangan, surat berita pekerja dan saluran yang lainnya.


6.3 komunikasi lateral.

Komunikasi bentuk ini biasanya berlakunya antara individu dalam organisasi yang secara relatifnya mempunyai kedudukan dan kuasa yang sama. Komunikasi bentuk ini juga penting dan mempunyai peranan yang tersendiri. Goldhaber (1974), telah menjelaskan antara fungsi utama komunikasi mendatar ini ialah;
i. untuk menyelaraskanhubungan antara jabatan dalam proses mencapai matlamat, misalnya untuk melakukan penyelidikan dan program agak besar yang memrlukan penyelarasan dan pembahagian tugas dan sumber secara bersama.
ii. untuk menyelesaikan masalah yang timbul antara jabatan bagi mengambil tindakan yang bijaksana dan tepat dalm sesebuah organisasi.
iii. untuk berkongsi maklumat. Ahli dalam satu-satu jabatan atau dengan jabatan lain berkongsi mklumat. Dengan itu maklumat yang ada akan dapat dimanfaatkan untuk pembangunan organisasi.
iv. Untuk menyelesaikan konflik iaitu selesaikan konflik yang ada dalam satu-satu jabatan atau dengan jabatan yang lain.

6.4 komunikasi pelbagai arah.

7.0 Rangkaian Komunikasi.

Membincangkan aspek komunikasi dalam organisasi, Robbins (1998),juga telah memfokuskan tentang rangkaian komunikasi. Dalam mana-mana organisasi terdapatnya dua rangkaian utama, iaitu rangkaian rasmi dan tidak rasmi.

Rangkaian rasmi merupakan bentuk komunikasi yang bergerak mengikut arahan atau saluran yang sah. Ia amat berkait dengan perlaksanaan fungsi individu dalam sesebuah organisasi. Manakala rangkaian tidak rasmi iaitu maklumat yang berkembang secara tidak formal melalui ‘grapevines’dan khabar angin. Rangkaian tidak rasmi ini biasanya mempunyai tiga ciri utama:
i. tidak dikawal oleh pihak pengurusan.
ii. kadang kala lebih berkesan daripada saluran rasmi.
iii. selalu menguntungka mereka yang terlibat/melibatkan individu tertentu.


8.0 Halangan Keberkesanan Komunikasi.

9.0 Ke arah Keberkesanan Komunikasi.

Hall dan Goodle (1986), menyarankan model untuk meningkatkan mutu komunikasi dalaman sesebuah organisasi. Ia dapat dilihat melalui jadual di bawah,


Jelas tentang Meningkat pencapaian
tugasan dan usaha yang yang matlamat. terfokus. meningkat.


Meningkatkan
Komunikasi kurang
dalaman ponteng


meningkatkan kurang kurangkan berhenti/tukar kos terhadap tugas tinggi kreativiti dan kualiti

Nyatalah keberkesanan komunikasi akan mempengaruhi pencapaian dan
keberkesanan organisasi. Untuk itu komunikasi perlu ditingkatkan kualitinya,
agar ia benar-benar memberi makna dan memenuhi fungsinya.

Bagi meningkatkan keberkesanan komunikasi dalam sesebuh orgnisasi, W.C
Redding dan juga F.M Jablin ( ), telah membuat kajian bahawa ketua
atau pemimpin organisasi yang cemerlang mempunyai ciri-ciri asas yang
berkait dengan organisasi iaitu:
(i) mereka percaya komunikasi yang betul adalah penting. Mereka seronok berbual
dan bercakap dalam perbincangan dan meyuarat. Mereka menerangkan dengan
jelas arahan dan dasar-dasar organisasi. Mereka suka dan seronok berbincang
dengan orang-orang bawahan.
(ii) Mereka pandai mendengar dengan empati dan sedia membuka telinga kepada
orang-orang bawahan mereka. Mereka sanggup melayan soalan ‘bodoh’,
mendengar komplen-komplen dengan sikap bertimbang-rasa.
(iii) Mereka suka menggunakan teknik-teknik bertanya dan mendorong orang-orang
bawahan apabila hendak mengarahkan mereka melakukan sesuatu. Mereka tidak
menggunakan teknik menyuruh-nyuruh dan mengarah-arah.
(iv) Mereka menjaga air muka dan maruah orang bawahan, oleh itu mereka mengkritik
secara tertutup.
(v) Mereka bersikap terbuka dengan maklumat. Mereka suka memberitahu awal-awal
lagi apabila ada perubahan yang akan terjadi. Mereka juga menerangkan
alasan- alasan disebabkan semua arahan dan dasar.

Dapatan kajian sarjana di atas, menunjukkan mereka yang berjaya dalam memimpin mempunyai sejumlah sifat unggul yang amat berkait dengan komunikasi. Oleh itu untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi, S.L McShane & M.A Von Clinnow (2000), ada empat unsur utama perlu diberikan perhatian iaitu;
(a) penyampai
(b) mesej
(c) medium
(d) penerima

(a) Penyampai : Penyampai perlu membentuk dirinya agar ia mempunyai ciri-ciri yang dapat membantu keberkesanan komunikasi. Jaafar Muhamad (1993), menyarankan agar penyampai mengambil kira antara lain perkara berikut;
(i) menentukan matlamatkomunikasi yang ingin dilakukan. Oleh itu kegiatan dilakukan ada objektif dan bentuk komunikasi yang dilakukan sejajar dengan objektif yang ditentukan.
(ii) Pengirim perlu meningkatkan kredibiliti diri agar ia dipercayai. Dengan itu mesej yang disampaikan bukan hanya didengari tapi juga diyakini.
(iii) Mampu menggunakan bahasa yang sesuai. Ia bergantung kepada mesej yang disampaikan dan khalayakyang menerima mesej tersebut.
(iv) Mampu memilih media yang sesuai, dengan itu, mesej yang disampaikan dapat ----- dan menepati maksud daripada komunikasi yang dilakukan.
(v) Mampu memupuk iklim komunikasi yang sihat seperti mempunyai sikap terbuka, mempunyai kemahiran bercakap dan mendengar yang baik. Dengan itu komunikai boleh berlaku dengan selea dan menepati mksud.
(vi) Membiasakan komunikasi dengan empati iaitu mampu meletakkan diri di tempat khalayak yang mendengar. Oleh itu akan peka terhadap kehendak, keperluan dan bentuk komunikasi yang diingini oleh audien.
(vii) Membiasakan untuk menerima dan ----- maklumbalas.

(b) Mesej yang disampaikan : Antara ciri mesej yang baik dan disampaikan;
(i) mesej itu mestilah sesuatu yang benar-benar kuat dan diyakini penting kepada pendengar.
(ii) Mesej yang penting itu perlu diulangi agar ia sentiasa diingati dan difahami secara mendalam.
(iii) Mesej yang disampaikan perlulah dikukuhkan dengan data-data yang logik dan alasan yang munasabah.
(iv) Mesej itu perlu mempunyai kesan emosi kepada audien, misalnya mengaitkan tentang masa depan pekerja jikalau pencapaian menurun dan sebagainya.

(c) Medium Komunikasi.

Medium atau saluran komunikasi perlulah sesuai dengan matlamat komunikasi itu dilaksanakan. dAlam hal ini Steven L. McShane & Mary Ann Von Glinow (2000), misalnya, menggunakan komunikasi lisan dua hala untuk lebih berkesan dalam mempengaruhi pendengar. Kemunikasi bersemuka dikatakan amat berkesan untuk menyampaikan maklumat penting. Komunikasi dua hala mampu membolehkan pendengar bertindak secara aktif terhadap komunikasi yang dilaksanakan.

Komunikasi bertulis diperlukan jikalau ia melibatkan persoalan teknikal, dasar dan polisi. Dengan itu ia boleh dirujuk jika berlaku -------- yang timbul kemudiannya.

(d) Audien/Pendengar.

Komunikasi itu akan berkesan jikalu penglibatan positif daripada pendengar. Jaafar Muhamad (1998), menyarankan pendengar perlu dididik agar menjadi unsur positif dalam proses komunikasi. Antara saranan beliau ialah;
(i) pendengar tidak perlu membuat penilai atau kesimpulan awal terhadap mesej dan penyampai maklumat. Dengar cara ini mesej yang disampaikan akan dinilai secara berkesan dan adil.
(ii) Pendengar perlu bersabar dan mendengar maklumat secara keseluruhan atau dengan kata lainnya, perlu menjadi pendengar yang katif terhadap apa yang disampaikan.
(iii) Pendengar perlu menunjukkan tindakbalas yang positif terhadap apa yang diperkatakan. Lantaran itu komunikasi akan berlaku dalam suasana yang harmoni dan mencapai maksudnya.

pengurusan kewangan sekolah

EDU 5812 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Oleh: Tn Hj Hayudin Hj Md Suhor

KANDUNGAN:

1.0 PENGENALAN

2.0 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

2.1 ASAS PENGURUSAN KEWANGAN
2.2 AKAUNTABILITI / TANGGUNGJAWAB PENGETUA DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH.

3.0 MODEL

4.0 PERAKAUNAN KEWANGAN

5.0 PENUTUP

Bibliografi




1.0 PENGENALAN


Kewangan merupakan nadi bagi setiap individu dan organisasi untuk meneruskan kelangsungan dan fungsi kehidupannya. Begitulah halnya dengan peranan kewangan di institusi pendidikan di peringkat sekolah. Oleh yang demikian, pengurusan kewangan perlu ditadbir dengan cekap dan berhemat, agar kewangan boleh diperolehi secukupnya, dibelanja dan diurus mengikut tatacara yang betul serta dapat memenuhi matlamat organisasi.

Berdasarkan sistem yang ada sekarang, pengetua selaku pentadbir sekolah adalah bertanggungjawab penuh untuk merancang, mengurus, mengawal serta menentukan pengurusan kewangan di sekolahnya dengan cekap dan berkesan. Peraturan Akaun dan Audit dalam Akta Pelajaran 1961, menetapkan supaya pengetua menyimpan rekod-rekod kewangan sekolah secara teratur dan semua akaun sekolah bagi tahun semasa mesti dihantar untuk diaudit sebelum tahun berikutnya.

Pengetua juga dikatakan bertanggungjawab dalam menentukan pentadbiran kewangan sekolah dikendalikan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dalam Perintah Kewangan. Pengetua dikehendaki mengkaji dan mematuhi segala prosedur kewangan bagi menentukan kelicinan pengurusan kewangan sekolah. Sejauhmana pengurusan kewangan di sekolah dapat dilaksanakan dengan sistematik adalah bergantung kepada kemahiran, kepimpinan dan sikap pengetuanya.

2.0 PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Lembaga Pengelola Pendidikan mengharapkan mengharapkan pentadbir sekolah mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pengurusan kewangan. Guru-guru juga sepatutnya mempunyai minat untuk mengambil perhatian bagaimana pengurusan kewangan sesebuah sekolah dikendalikan. Aspek pengurusan kewangan merupakan sesuatu yang sangat penting dan perlu dikendalikan dengan sistematik dan berkesan.

Wan Mohd.Zahid (1994), dalam buku garis panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah menyatakan pengetua selaku pengurus pendidikan bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan khususnya pengurusan kewangan sekolah perlu dipertingkatkan supaya mencapai kemenangan.

2.1 ASAS PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Pengurusan kewangan merupakan satu konsep yang merangkumi prinsip-prinsip pengurusan biasa yang melibatkan kegiatan merancang, mengatur, mengurus, mengarah, melaksana, mendorong, mengawal dan melapor (Mahashim Bajuri : 1994).

Pengurusan kewangan sesungguhnya melibatkan pentadbiran kewangan ditadbir secara bijaksana, agar mencapai matlamat organisasi. Dalam konteks pengurusan kewangan di peringkat sekolah ianya ditadbir bagi mencapai objektif tertentu iaitu; pertama, untuk mengadakan kawalan yang ke atas pungutan dan perbelanjaan yang dilakukan oleh sekolah dengan cara teratur supaya tidak berlaku kesilapan dan kehilangan. Keduanya adalah untuk menyenangkan pelaksanaan tugas pengetua terhadap perakaunan kewangan sekolah. Ketiganya pula adalah untuk membolehkan kedudukan sebenar perakaunan dan kewangan sekolah diketahui pada masa-masa tertentu (Zaidatol Akmaliah, 2001).

Sehubungan dengan itu Mahashim Bajuri (1994), menegaskan bahawa fungsi utama pengurusan kewangan meliputi a). merancang penggunaan dan keperluan kewangan, b). memperolehi sumber kewangan, c). mendapatkan wang dengan syarat-syarat yang ditentukan dan d). melaporkan prestasi kewangan.

2.2 AKAUNTABILITI / TANGGUNGJAWAB PENGETUA DALAM PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Tugas pengetua sangat kompleks, merangkumi beberapa aspek seperti pentadbiran, pengurusan dan juga kepimpinan. Pengurusan kewangan merupakan satu proses di mana jentera pentadbiran kerajaan menggunakan cara-cara tertentu bagi memperolehi danb memperuntukkan sumber-sumber kewangan berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan berkenaan dan mematuhi prosedur-prosedur serta kawalan-kawalan tertentu bagi mencapai matlamat-matlamat awam secara cekap dan berkesan. Dalam pengurusan kewangan tradisional, tiga komponen utama yang perlu diberi perhatian iaitu belanjawan, pembiayaan dan kawalan termasuk perakaunan, laporan dan auditan.

Selain daripada itu, pengetua juga berdepan dengan dua prinsip utama dalam menjalankan tugasnya iaitu legaliti dan akuntabiliti. Legaliti bermaksud pengurusan kewangan mestilah mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal olehnya. Legaliti yang terpaksa dipikul oleh seseorang pengetua termasuk terimaan wang awam, simpanan wang awam, pengeluaran wang awam, bayaran wang awam dan perakaunan wang awam.

Akauntabiliti yang bermaksud memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab atas kejayaan atau kegagalannya. Aspek yang peerlu dipikul oleh pengetua ialah:
i. Akauntabiliti Fiskal – dari segi integriti kewangan, maklumat, pematuhan kepada undang-undang dan peraturan pentadbiran awam.
ii. Akauntabiliti Pengurusan – dari segi penggunaan tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara cekap dan ekonomik.
iii. Akauntabiliti Program – dari segi impak program, iaitu sama ada sesuatu program mencapai objektif yang dirancangkan dan opsyen yang terbaik telah dipilih untuk mencapai objektif berkenaan dengan mengambilkira jumlah kos dan output (Farzeli Che Mat, 2000).
Seterusnya, Zaidatol Akmaliah (2001), menyentuh tentang peranan pengetua sebagai pengurus kewangan. Antara lain beliau menyatakan seperti berikut:

 Menyediakan anggaran belanjawan
 Mengurus tuntutan pembayaran per kapita dan peruntukan-peruntukan yang lain.
 Menentukan segala kutipan yuran dan sewa serta lain-lain sumber dibuat
dengan sempurna.
 Mengurus segala perbelanjaan dan pembayaran.
 Mengurus dan menyempurnakan urusan pembayaran gaji.
 Mengurus dan menyelenggarakan buku Tunai untuk akaun dana Kerajaan, akaun
Suwa, dan akaun Asrama (jika ada) serta panjar wang runcit.
 Menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan biasiswa atau bantuan
pelajar.
 Menentukan buku stok diselenggarakan dan dikemas kini.
 Menentukan tatacara hapuskira stok dibuat dengan sempurna.
 Memperakukan segala tuntutan perjalanan, peperiksaan, elaun lebih masa, wang
runcit dan lain-lain.
 Menjadi Pengerusi Lembaga Tender atau sebutharga sekolah.
 Menjadi setiausaha Lembaga Kewangan dan Lembaga Pengurus Sekolah.
 Berikhtiar mendapatkan punca-punca kewangan sekolah.
 Pengurusan setiap jenis dana yang ada di sekolah termasuk tatacara dan
proses pungutan wang, pembelian dan pembayaran.
 Penyelenggaraan buku-buku akaun.
 Menyelenggara dan menjaga tatacara menyimpan stok atau alatan untuk pusat
sumber, pejabat, makmal, bengkel dan lain-lain.
 Pengurusan kewangan di kedai buku, kedai koperasi serta tender kantin.
 Keperluan-keperluan yang ditetapkan oleh juruaudit akaun sekolah.

3.0 MODEL PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

Secara amnya terdapat tiga model pengurusan kewangan sekolah iaitu a). Model Berpusat (central model), b). Model Tidak Berpusat (disentralisasi) dan c). Model Cantuman Kedua-dua Gabungan (hybrid) (Sutton, M, 1996).

a). Model Berpusat (Central Model).

Model ini memberi penekanan terhadap keputusan yang dibuat oleh satu badan sahaja misalnya pengetua sebagai pemimpin autokrat atau melalui keputusan bersama yang dibuat oleh Jawatankuasa Sekolah (PIBG, Pengawal Kewangan dan sebagainya).
Pembuat keputusan mestilah membuat pertimbangan yang teliti, menyerap dan menilai semua maklumat yang berkaitan untuk membuat keputusan yang berkesan dengan menggunakan sumber untuk memenuhi objektif.

Dalam konteks di Malaysia model ini merujuk kepada sekolah-sekolah yang belum mendapat taraf Pusat Tanggungjawab (PTJ). Kewangan sekolah terdiri daripada tiga sumber iaitu Wang SUWA, Wang KERAJAAN dan Wang ASRAMA (bagi yang ada asrama). Kesemua bentuk wang ini adalah dalam bentuk geran. Wang suwa merupakan wang yang diterima oleh pihak sekolah melalui yuran khas daripada pelajar-pelajar, derma daripada orang ramai, sewaan harta sekolah, jualan daripada kedai buku sekolah, yuran peperiksaan dalaman dan daripada pelbagai penerimaan (KPM, 2000).

Wang Kerajaan merupakan semua penerimaan yang diperolehi daripada Pemberian Bantuan Kerajaan kecuali yang berkaitan dengan asrama. Wang Kerajaan ini diterima daripada punca-punca berikut iaitu pemberian bantuan pra sekolah, bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan mata pelajaran (surat pekeliling kewangan 3/95), bantuan rancangan makanan tambahan / rancangan amalan makanan dan pemakanan, bantuan gotong royong, bantuan modal / pembelian alatan, geran pelancaran (launching grant) untuk sekolah-sekolah yang baru dibuka sahaja, bantuan biasiswa kerajaan (Yayasan Negeri / Petronas / MARA) dan badan-badan berkanun serta yuran-yuran peperiksaan kerajaan (PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM).

Kumpulan Wang Asrama pula merupakan semua penerimaan yang berkaitan dengan asrama, sama ada dalam bentuk pemberian/bantuan daripada kerajaan ataupun kutipan yang dibuat daripada murid-murid. Antara punca-punca kewangan di bawah kumpulan ini termasuklah bantuan perbelanjaan berulang tahun yang lain-lain untuk asrama (LPBT Asrama), bantuan makanaan asrama, yuran makanaan asrama serta yuran-yuran lain yang dibenarkan oleh pendaftar seperti pendaftaran, kebajikan murid, kelas fardhu ‘ain, rekreasi dan pelbagai.

Pihak sekolah menerima peruntukan ini dan perlu membelanjakan sejumlah wang yang ada berdasarkan pembahagian-pembahagian yang telah ditetapkan oleh Pusat Tanggunjawab. Oleh itu pengetua tidak boleh membelanjakan peruntukan yang diberi mengikut sesuka hatinya. Misalnya wang peruntukan untuk sains perlulah dibelanjakan hanya untuk perkara-perkara yang berkaitan dengan mata pelajaran tersebut sahaja dan tidak boleh digunakan untuk kegunaan lain seperti perbelanjaan untuk mata pelajaran bahasa Inggeris. Sekiranya perlu pihak sekolah hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Pusat Tanggungjawab terlebih dahulu.

Oleh yang demikian, pengetua hanya mempunyai kuasa di peringkat sekolah terhadap keputusan-keputusan yang perlu dibuat berdasarkan peruntukan-peruntukan yang telah ditetapkan. Pengetua juga harus berhati-hati dan berfikiran panjang dalam meluluskan sesuatu perbelanjaan kerana perlu meninggalkan baki sekurang-kurangnya 10% daripada jumlah peruntukan bagi setiap bidang untuk dibawa ke tahun berikutnya. Pengetua hanya bertindak sebagai pengurus kewangan sekolah berdasarkan belanjawan pengurusan yang diterimanya daripada pihak kerajaan bagi satu-satu tahun persekolahan.

Kelebihan model ini ialah segala keutamaan sekolah akan lebih difahami dan dapat ditangani dengan baik. Selain daripada itu, semua keputusan dapat dibuat dalam kerangka tujuan dan objektif sekolah secara keseluruhan. Seterusnya model ini menggalakkan konsisten kepada sekolah dan tumpuan kepada kepentingan sesetengah pihak dapat dielakkan.

b). Model Desentralisasi

Keputusan dalam model ini dibuat oleh individu yang bertindak sebagai pemegang budget iaitu pengetua atau guru besar. Pengetua menggunakan satu formula untuk peruntukan kewangan sesetengah panitia. Penggunaan formula dalam mengagihkan resos akan menjadi lebih mudah, cepat, lebih terbuka dan adil. Formula itu berdasarkan jumlah pelajar dan jumlah masa mengajar dalam seminggu.

Dalam konteks di Malaysia, model ini boleh disamakan dengan sekolah-sekolah yang telah menerima taraf PTJ. Sekolah yang menerima taraf PTJ ini adalah sekolah yang laporan audit tahunannya tanpa teguran bersyarat selama tiga tahun berturut-turut. Bagi sekolah yang menerima taraf PTJ ini, sumber kewangannya bukan lagi berdasarkan kepada Per Kapita dan Per Kepala tetapi berdasarkan peruntukan khas yang sedia ada iaitu dalam bentuk sistem buku VOT (peruntukan waran) dan jumlah wang yang diberikan adalah berdasarkan kepada kertas kerja yang dikemukakan oleh pihak sekolah. Semua perbelanjaan mengurus mesti direkodkan dalam buku VOT (Buku Peruntukan Perbelanjaan : Kew, 88 – Pin 4/19.

Pengetua atau GPK HEM mempunyai kuasa menandangani semua urusan baucer bayaran (Kew 304 – Pin 1/92). Dalam hal ini seseorang pengetua itu haruslah mempunyai akuntabiliti yang tinggi dan merupakan satu kewajipan untuk menjawab kepada segala tanggungjawab yang diberi melalui perwakilan kuasa. Ia juga merupakan satu mekanisma yang dibentuk melalui sistem, peraturan dan undang-undang tertentu. Seandainya tanggungjawab ini diamalkan secara jujur dan ikhlas sudah tentu akan dapat membantu pengurusan bagi menjamin bahawa segala aktiviti kewangan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

Sebagai pengurus kewangan, pengetua diberi tanggungjawab dalam tiga aspek akauntabiliti iaitu dalam akauntabiliti kewangan, pengurusan dan perancangan. Dalam konteks ini pengetua dapat menguruskan kewangan sekolah melalui perancangannya sendiri iaitu berdasarkan waran. Misalnya pengetua membuat ‘budget’ untuk menaikkan taraf bilik guru dengan kos sebanyak RM30,000.00. Pengetua bolehlah membuat kertas kerja dan dikemukakan ke bahagian kewangan. Setelah mendapat kelulusan daripada bahagian kewangan maka pengetua bolehlah mengeluarkan tender kepada pemaju.

Sebagai sekolah yang menerima PTJ, birokrasi yang dihadapi agak kurang kerana skopnya yang lebih kecil. Pengetua diberi kuasa untuk menguruskan kewangannya sendiri. Misalnya dalam membuat tuntutan perjalanan guru, pengetua mengemukakan borang tuntutan para guru terus kepada Akauntan Negara (AG) dan dalam masa dua minggu para guru akan mendapat bayaran berbanding dengan sekolah yang belum menerima PTJ di mana pengetua terpaksa menghantar borang ke Pejabat Pendidikan Daerah, kemudiannya dilanjutkan kepada Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) dan seterusnya dihantar ke AG dan dalam masa tiga bulan barulah para guru menerima bayaran masing-masing.

Selain daripada itu pengetua bersama guru-guru boleh merancang aktiviti atau program sekolah pada tahun semasa. Segala program yang dikemukakan dengan kertas kerja yang lengkap akan diluluskan oleh JPN berdasarkan peruntukan sedia ada di bawah PTJ. Situasi ini akan mendorong para guru dan pihak sekolah untuk memajukan sekolah baik dari segi kurikulum, kokurikulum, keceriaan dan bina insan.

c). Model Hybrid

Sistem yang ekslusif dan banyak sekolah akan menggunakannya secara adunan (mix and match) untuk memenuhi keperluan struktur organisasi, stail pengurusan, objektif pendidikan dan keperluan perkembangan. Model ini mempunyai strategi yang tersendiri iaitu mengagihkan perbelanjaan pengurusan berdasarkan formula dan mengekalkan resos untuk tujuan perkembangan pusat. Sesetengah keputusan dibuat oleh pengetua atau pengurusan kanan sekolah. Ada juga yang dibuat oleh staf dan juga pengawal kewangan sekolah. Dalam konteks pendidikan di Malaysia kami merasakan bahawa model ini masih belum digunapakai.

4.0 PERAKAUNAN KEWANGAN SEKOLAH

Perakaunan Kewangan Sekolah perlu memenuhi ciri-ciri perakaunan kewangan umum yang sedang digunapakai. Bahawa ciri-ciri umum perakaunan kewangan antaranya ialah:

 Dapat melaporkan kepada pihak yang memerlukan mengenai perakaunan kewangan
yang dijalankan oleh organisasi.
 Merupakan ringkasan aktiviti yang telah lalu seperti kegiatan-kegiatan yang
telah dijalankan.
 Bersifat objektif.
 Berasaskan data yang tepat seperti yang terdapat dalam dokumen sumber
kewangan.
 Merupakan ringkasan kegiatan atau urusniaga.
 Disediakan mengikiut prinsip perakaunan yang diterima umum.
 Ia mesti dibuat berdasarkan akta dan arahan kerajaan.

Untuk tujuan itu, perakaunan kewangan sekolah, menurut Omardin Ashaari (1996), disebut sebagai Sistem Perakaunan Dana. Sistem ini memerlukan pihak sekolah mewujudkan dana tertentu berdasarkan punca-punca pendapatan dan penggunaannya. Pada masa sekarang terdapat Dana Kerajaan, Dana Suwa dan Dana Asrama (bagi sekolah yang ada asrama). Bagi ketiga-tiga dana ini perlulah diwujudkan akaun bank yang berasingan bagi memudahkan proses pengauditan bagi satu-satu tahun kewangan.

5.0 PENUTUP

Pengurusan kewangan sekolah merupakan satu tugas penting yang diamanahkan kepada pengetua. Dengan bantuan yang diberikan oleh penolong kanan, penyelia petang, guru-guru kanan atau ketua-ketua bidang serta kerani sekolah, tugas-tugas kewangan yang telah disenaraikan oleh Kementerian Pendidikan telah dapat dilaksanakan. Namun begitu, terdapat beberapa aspek yang perlu diberi perhatian dean diadakan tindakan pengawalan supaya sebarang bentuk kelemahan dapat di atasi. Sifat-sifat manusia seperti kemahiran, kejujuran dan motivasi akan mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugas kewangan.

Oleh yang demikian diharapkan pihak Kementerian Pendidikan atau pihak yang bertanggungjawab dalam bidang pendidikan perlu melantik pengetua yang telah mendapat kursus dalam bidang pengurusan kewangan sekolah terlebih dahulu. Bagi pengetua yang sedang berkhidmat pula perlu diberi latihan atau kursus berkaitan dengan bidang kewangan. Begitu juga dengan kerani-kerani am di sekolah perlu diberi kursus untuk meningkatkan kemahiran mereka dalam bidang yang berkaitan dengan kewangan sekolah. Diharapkan dengan latihan dan kursus yang diberikan itu akan membolehkan sekolah melaksanakan system perakaunan sekolah dengan lebih berkesan demi peningkatan prestasi pengajaran dan pembelajaran di sekolah.

Oleh yang demikian, nyatalah bahawa pengurusan kewangan secara sistematik adalah terletak sepenuhnya kepada pengetua. Sebagai orang yang menjadi pengurus di sekolah, pengetua memainkan peranan yang penting dalam melaksanakan tugas-tugas kewangan. Perancangan kewangan yang berkesan, kawalan yang rapi ke atas penerimaan dan perbelanjaan dana-dana yang ada perlu diberi perhatian yang serius.

BIBLIOGRAFI:
1. Farzeli Che Mat (2000). Pengurusan Kewangan Sekolah Menengah Kebangsaan St. Patrick – Satu Kajian Kes, Kertas Kerja Ilmiah yang tidak diterbitkan.
2. Kementerian Pendidikan (1991). Buku Panduan Pengurusan Profesional Sekolah Rendah, Kuala Lumpur.
3. Kementerian Pendidikan Malaysia (1994). Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah, Kuala Lumpur, DBP.
4. Kementerian Pendidikan Malaysia (2000), Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Sekolah, Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Malaysia.
5. Mahashim Bajuri (1994). Pengurusan Kewangan Satu Pengenalan. Petaling Jaya, Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
6. Omardin Ashaari (1996). Pengurusan Sekolah Satu Panduan Lengkap, Kuala Lumpur, Utusan Publications Distributor Sdn. Bhd.
7. Sutton, M. (1996). In Management In Education, Vol. 10, No. 5. Nov/Dec. Page 6 – 9.
8. Zaidatol Akmaliah Lope Pihie (2001). Pentadbiran Pendidikan, Petaling Jaya, Penerbit Fajar bakti. Sdn. Bhd.