Komunikasi Dalam Organisasi

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI : KONSEP DAN APLIKASI DALAM INSTITUSI PENDIDIKAN.

1.0 Pengenalan.

Semenjak pembelajaran tentang manusia bermula dalam dunia pendidikan, manusia mula mengenalpasti keistimewaan mereka berbanding dengan spesis-spesis yang lain. Salah satu ciri utama yang menonjolkan perbezaan tersebut ialah keupayaan manusia menggunakan simbol-simbol untuk berkomunikasi (Razali Mat Zin, 1996). Akhirnya bidang komunikasi menjadi satu cabang ilmu tersendiri yang telah lama dipraktikkan oleh manusia sejak mereka merasai perlunya berhubung sesama sendiri dan dengan pihak luar masyarakatnya (Jaafar Muhamad, 1993).

Hari ini, komunikasi adalah elemen yang penting dalam sesebuah organisasi khususnya institusi sekolah yang terdapat dalamnya pelbagai sumber seperti alatan, bahan dan manusia. Menurut Lunenberg (1995,

“…..if the people perform well, the school perform well; if the people
don’t perform well, the school doesn’t either. The principal’s job is to
help the school achieve a high level of perform through the utilization
of human and material reasources….a principal’s job is to get done by
working with and through other people”.

Kenyataan ini jelas sekali menunjukkan bahawa manusia adalah sumber utama di sesebuah sekolah. Manakala prestasi dan kejayaan sekolah pula bergantung kepada aktiviti sumber manusia dalamnya. Oleh itu pengetua sebagai pengurus haruslah dapat berkomunikasi dengan berkesan bagi mencapai matlamat organisasinya.

Komunikasi merupakan unsur yamg berperanan dalam proses pengurusan dan keberkesanan organisasi. Ia adalah satu penggerak dan proses yang dinamik dalam organisasi yakni dapat membantu kerjasama dan kemajuan secara kolektif ke arah pencapaian matlamat bersama. Sehubungan itu menurut Tuan Yacob (!998), komunikasi berfungsi sebagai informatif iaitu supaya setiap individu itu mengerti dan mengetahui, juga sebagai persuatif iaitu agar sesorang bersedia menerima sesuatu pemahaman atau keyakinan untuk melakukan kegiatan.

Menurut Zaidatol Akmaliah (2001), komunikasi merupakan cara asas bekerjasama dan koordinasi daripada berbagai-bagai tenaga manusia diperoleh yang memerlukan pemindahan dan peneriamaan mesej. Ia merupakan satu proses dalam organisasi formal seperti institusi sekolah kerana komunikasi dapat membuatkan sistem menjadi dinamik dan menghubungkan matlamat organisasi dengan penglibatan kakitangannya secara jelas.

2.0 Definisi komunikasi.

Segi etimologinya, perkataan komunikasi berasal daripada perkataan-perkataan berikut: “communicare” yang bermaksud penyertaan atau pemberitahuan, “communis” bererti milik bersama, dan kata “communis opinio”membawa pengertian pendapat umum, yang dikaitkan dengan sifat ingin mempengaruhi orang lain (Jaafar Muhamad, 1997).

Mendefinisikan kata komunikasi merupakan sesuatu yang agak sukar dan sentiasa mendapat kritikan daripada sarjana-sarjana yang lainnya. Bagai manapun menurut Ramaiah (1999), komunikasi adalah satu proses antara perorangan yang melibatkan pertukaran idea, maklumat dan pendapat atau pun melibatkan proses penghantaran dan peneriamaan simbol yang bermakna. Bagi Lunenberg (1995), komunikasi adalah satu proses pemindahan maklumat dan pemahaman daripada seseorang kepada yang lain. Definisi yang diberikan oleh Koontz & Weihrich (1997), komunikasi sebagai pemindahan maklumat daripada pengirim kepada penerima supaya maklumat dapat difahami oleh penerima.

Manakala Stoner & Wankel (1996), mentakrifkan komunikasi sebagai satu proses manusia cuba berkongsi pengertian melalui penghantaran mesej-mesej secara simbolik. Menurutnya lagi, ada tiga perkara penting dalam komunikasi iaitupenglibata manuisa yakni memahami bagaimana manusia berhubung antara satu dengan lain, kedua; melibatkan pengertian yang dikongsi bersama, ketiga; komunikasi adalah simbolik iaitu isyarat, bunyi huruf, nombor dan perkataan yang menyerupai idea yang hendak disampaikan.

Menurut Emery, Ault & Agul (1965), komunikasi dapatlah dianggap sebagai satu seni menyalurkan maklumat, idea dan sikap daripada seseorang kepada seseorang yang lain. Manakala bagi Cambell, et.al. (1997), menjelaskan komunikasi adalah pemindahan maklumat atau meej daripada sumber kepada penerima yang memerlukan kewujudan kedua-dua pancaran dan peneriamaan mesej atau unit maklumat. Tegasnya ia merupakan satu proses pengaliran maklumat dan kefahaman yang bermula daripada keinginan untuk memindahkan maklumat kepada orang lain (Zaidatol Akmaliah, (2001)

Walau bagaimanapun untuk tujuan penulisan ini komunikasi bolehlah dimaksudkan kepada proses interaksi yang memberi rangsangan melalui pemberian dan peneriamaan mesej. Pertukaran mesej ini dilakukan melalui media massa, peralatan perantaraan dan isyarat formal atau tidak formal yang digunakan dalam organisasi.

Pada keseluruhannya, menurut Jaafar Muhamad (1993), definisi komunikasi mengandungi unsur-unsur penting yang berikut: (i) tujuan/objektif yang ditetapkan terlebih dahulu, (ii) pertukaran maklumat antara penghantar dan penerima, (iii) idea/maklumat yang bergantung kepada tujuan dan konteks, (iv) secara personal atau tidak langsung, (v) isyarat/lambang sebagai alat membawa mesej, (vi) mencapai matlamat organisasi.

3.0 Komunikasi dalam organisasi.

Komunikasi merupakan nadi yang menghidupkan perjalanan sesebuah organisasi. Ia merupakan proses pengiriman maklumat yakni satu proses terpenting dan kompleks dalam fungsi pengurusan sesebuag organisasi khususnya institusi pendidikan, kajian Mintzberg (1973), menunjukkan lebih 80% masa eksekutif organisasi digunakan untuk berinteraksi dengan orang lain. Sementara Hill, et.al. (1981), mendapati sebahagian besar masa pengatua telah digunakan untuk urusan surat-menyurat serta berinteraksi dengan orang lain dan sedikit masa sahaja untuk menyempurnakan peranannya sebagai pemimpin pengajaran. Dalam konteks ini kedudukan pengetua bagai pusat kawalan dan pusat memprosesmaklumat yang mengalir daripada Kementerian Pendidikan, JPN, PPD serta agensi-agensi lain ke sekolah dan sebaliknya. Kelicinan aliran maklumat tersebut dan kualitinya boleh menentukan prestasi sekolah sebagai sebuah organisasi (Ramaiah, 1999).

Lantaran itu dapatlah diertikan komunikasi dalam organisasi sebagai satu proses pertukaran dan perpindahan maklumat serta mesej dari satu sistem kerja dibentuk, dipertahan, diubahsuai dan dilaksanakan menurut kehendak dan penyesuaian semasa kepada satu arah semasa kepada satu arah pencapaian matlamat yang telah ditetapkan bersama (Jaafar Muhamad, 1993). Dalam proses ini hubungan formal dan tidak formal terjalin antara pengurus dan pekerja yang terjadi melalui aktiviti timbal balik sama ada menegak atau pun mendatar.

Namun begitu, secara kesimpulannya dalam struktur organisasi, menurut Zaidatol Akmaliah (2001), proses komunikasi mengandungi elemen-elemen asas yang berikut: (I) arahan untuk melakukan sesuatu atau jangan melakukan sesuatu yang dikomunikasikan dari atas ke bawah atau daripada seseorang kepada orang lain di bawahnya, (ii) laporan, pertanyaan dan permintaan yang dikomnikasikan kepada pihak atas terutama kepada ketua yang bertanggungjawab daripada individu tertentu, dan (iii) komunikasi antara satu kumpulan dengan kumpulan lain melalui satu ketua yang dikongsi bersama.

4.0 Fungsi Komunikasi.

Komunikasi dalam keadaan yang bagaimana dan konteks apa sekali pun mempunyai peranan yang cukup penting. Dalam konteks organisasi, pastinya mempunyai peranan yang tersendiri. Kepentingan komunikasi dalam organisasi telah dibincang dan dihurai oleh ramai sarjana dalam bidang berkenaan. Dare Francis (1987), telah menyimpulkan kepentingan komunikasi dalam organisasi kepada empat fungsi utama. Ia dapat dilihat dalam bentuk model berikut:


Untuk mendapat dan Menyatukan usaha.
Untuk mewujud dan Mepertahankan Suasana yang sihat.

komunikasi yang pertama, ialah untuk mempastikan seluruh warga organisasi berkongsi visi dan misi organisasi. Dengan itu, visi dan misi organisasi sentiasa dingati dan dihayati. Warga organisai kan mempunyai kepekaan yang tinggi terhadap cabaran dan perkembangan dalaman dan luaran organisasi. Organisasi mempunyai fokus yang difahami bersama dan berusaha ke arah mencapainya. Melalui komunikasi yang berkesan, seorang pengurus dapat memupuk warga organisasi agar sama-sama menuju matlamat yang dikongsi bersama itu.

Fungsi kedua komunikasi dalam organisasi ialah untuk menyatukan usaha untuk mencapai matlamat organisasi. Penyatuan usaha ini melibatkan usaha-usaha koordinasi di kalngan angatta dan jabatan dilam sesebuah organisasi, merapatkan hubungan di kalangan unit dan jabatan yang berjauhan, serta melakukan pengarahan dan pembahagian kerja yang berkesan.

Fungsi ketiga komunikasi dalam organisasi, ialah untuk memupuk susana yang sihat dan harmoni dalam organisasi. Ini dapat dilakukan dengan melaksanakan kegiatan yang bermanfaat dengan membina budaya yang sihat, berdasar nilai, etika dan dasar yang mulia. Dengan itu semangat “berpasukan” dapat direalisasikan. Suasana yang sihat sedemikian, membolehkan perkembangan yang positif dalam organisasi, . Suasana yang sihat tersebut dapat dipertahankan dengan suburnya sikap percaya mempercayai di kalangan warga organisasi, keadilan dan kesaksamaan, serta meningkatnya semangat kerjasama untuk menjayakan matlamat organisasi.

Fungsi keempat, ialah melalui komunikasi yang berkesan dapat memupuk kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat dan bijaksana..Deangan matlumat yang cukup dan tepat, keputusan yang dibuat, terutama untuk memaju dan mencemerlang
kan organisasi dapat dibuat dengan penuh bertanggungjawab,cekap dan berkesan.

Pandangan yang hampir sama dikemukakan oleh Jennifer M. George dan Gareth R. Jones (2002), yang menyimpulkan fungsi utama komunikasi dalam organisasi kepada lima fungsi utama iaitu:
• Menyediakan maklumat dan ilmu tentang organisasi, ini melibatkan persoalan matlamat organisasi,cara untuk mencapainya,nilai-nilai yang sewajarnya dihayati,perubahan yang perlu dan sebagainya.
• Memotivasikan warga organisasi, iaitu dengan menjelaskan apa yang akan didapati dengan kejayaan yang dicapai,menjelaskan pengharapan organisasi terhadap warga nya,meyediakan matlamat organisasi yang spesifik yang perlu dicapai,mencipta matlamat yang lebih mencabar, di samping ememberikan maklumbalas terhadap pencapaian yang berjaya dilksanakan.
• Meangawal dan mengkoordinasikan usaha. Iaitu dengan menyediakan kaedah komunikasi yang berkesan, memupuk nilai yang positif, yang akhirnya dapat memupuk budaya yang sihat di dalam organisasi

Wadah untuk meluahkan perasaan dan emosi. Iaitu, organisasi menyediakan ruang untuk warga organisasi menyatakan pandangan, kritikan yang membina, serta cadangan untuk kebaikan organisasi secara keseluruhannya. Dengan itu,ketegangan dapat di kurangkan. Suasana sihat dan harmoni dapat dipupuk dan dipertahankan

Manakala Harold Koontz & Heinz Weihrich (1997), menyimpulkan peranan komunikasi dalm konteks organisasi melibatkan perkara-perkara berikut:
1. Menetapkan dan menyebarluaskan matlamat organisasi.
2. Menyusun rancangan untuk mencapai matlamat organisasi.
3. Mengatur sumbar manusia dan sumber-sumbar yang lain dengan cara yang paling
cekap dan berkesan.
4. Memilih, membentuk dan manilai para anggota dalam organisasi utuk sesuatu
tugas dan jawatan.
5. Memimpin,mengarah,mendorong dan mancipta iklim yang membuahkan sifat ingin
menyumbang kea rah pencapaian dan kemajuan organisasi.
6. Mengawal kegiatan dan prestasi warga di dalam organisasi.

Pandangan-pandangan sarjana, yang antara lainya dinyatakan di atas menyerlahkan, bahawa komunikasi mempunyai peranan yang cukup besar dalam sesebuah organisasi. Dalam konteks sekolah, pastinya peranan yang sedemikian juga di mainkan oleh komunikasi., dan keberkesanannya juga amat menentukan keberkesanan dan kemajuan sesebuah sekolah tersebut.

5.0 Model Komunikasi.

Terdapat pelbagai model dalam satu proses komunikasi. Ia melibatkan pelbagai unur atau elemen. Model-model tersebut disumbangkan oleh sarjana-sarjana seperti Lassurell (1948), Shanon dan Weaber (1949), Schramm (1954), Osgood (1954). Model ini dimurnikan lagi oleh sarjana yang lain. Jennifer M. George & Gareth R. Jones (2002), merumuskan model komunikasi melalui gambarajah berikut;

Mesej Enkoding medium Decoding Penyampai baan Penerima


Decoding Medium Enkoding Mesej

Model ini memperlihatkan komunikasi adalah suatu yang dinamik. Penyampai dan penerima sering kali berubah peranan dalam proses komunikasi. Model ini menjelaskan komunikasi melibatkan pelbagai elemen. Antara elemen tersebut termasuklah;
(i) Penyampai - iaitu individu atau kumpulan atau juga keperluan organisasi yang ingin disampaikan kepada individu, kumpulan atau organisasi yang lain.
(ii) Penerima - ialah individu, kumpulan atau organisasi yakni sesuatu komunikasi itu ingin disampaikan atau ditujukan.
(iii) Mesej - ialahmaklumat yang ingin disampaikan atau dikongsi bersama oleh penyampai dan penerima.
(iv) Enkoding - ialah penterjemahan mesej itu kepada simbol-simbol tertentu atau bahasa-bahasa tertentu yang diyakini dapat difahami oleh penerima.
(v) Medium – ialah alat yng digunakan untuk menyampaikan mesej daripada penyampai kepada penerima, sama ada melalui bahasa yang menggunakan kata-kata seperti perkataan atau tulisan, dan juga bahasa yang tidak menggunakan kata-kata seperti pemaparan bahasa badan, pakaian dan sebagainya.
(vi) Decoding – ialah pentafsiran yang cuba dilakukan oleh penerima terhadap mesej yang disampaikan oleh penyampai.
(vii) Gangguan “kebisingan” – iaitu pelabagai unsur yang boleh mengganggu dalam proses itu berjalan, sama ada ia melibatkan penyampai, mesej, medium, penerima dan sebagainya.

Nyatalah komunikasi adalah suatu yang kompleks, yang amat dipengaruhi oleh pelbagai unsur yang boleh mempengaruhi keberkesanannya.


6.0 Pola Komunikasi.

Dalam sesebuah organisasi, komunikasi berlaku dalam pelbagai bentuk, antara yang utama ialah;

6.1 Komunikasi dari bawah.

Komunikasi bentuk ini berlaku antara pentadbir atau ketua kepada orang bawahan.Dare Francis (1987), menghuraikan komunikasi jenis ini melibatkan usaha-usaha untuk:
i. memberi arahan dan kawalan iaitu dengan memberitahu apa yang warga
organisasi perlu lakukan, dan disiplin yang perlu dipatuhi.
ii. Maklumat iaitu memberi maklumat yang diperlukan individu kepada individu
untuk mereka membuat keputusan.
iii. Untuk mendapatkan kerjasama iaitu memberitahu ahli organisasi maklumat yang
diperlukan dan mereka akan merasakan sebahagian daripada organisasi.
iv. Memberi--------- iaitu menyakinkan warga organisasi yang usaha mereka adalah
sebahagian daripada usaha organisasi secara kolektif.
v. Fleksibiliti iaitu untuk menyediakan warga organisasi yang bersedia untuk
perubahan yang dilakukan terhadap organisasi.

Dalam hal ini Paul D. Sweeney & Dean B. McFarlin (2002), menyatakan komunikasi bentik ini biasanya dilaksanakan melalui memo, mesyuarat, laporan, buletin, video, manual polisi, e-mail, dan lain-lain lagi. Kajian yang dilakkan oleh Moran B.S. dan W.A. Schieman (1984), mendapati pengurus menghasilkan separuh daripada masa mereka ialah melakukan komunikasi bentuk ini.

6.2 Komunikasi bawah ke atas.

Komunikasi bentuk ini biasanya berlaku dalam bentuk untuk memberi maklumbalas, melaporkan kemajuan dan penyataan masalah semasa. Tubbs dan Moss (1980), menjelaskan antara kepentingan komunikasi bentuk ini ialah;
i. dapat membekalkan pihak pengurusan maklumat yang perlu dan penting dalam proses membuat keputusan.
ii. membolehkan pihak pekerja bawahan meluahkan tekanan dan kekecewaan yang mereka hadapi.
iii. untuk menyuburkan rasa bersama dan turut serta dalam kemajuan organisasi.
iv. untuk mendapatkan maklumbalas terhadap komunikasi terutama dari atas ke bawah yang berlaku dalam organisasi.

Komunikasi bentuk ini berlaku melelui pelbagai cara seperti laporan prestasi, peti cadangan, surat berita pekerja dan saluran yang lainnya.


6.3 komunikasi lateral.

Komunikasi bentuk ini biasanya berlakunya antara individu dalam organisasi yang secara relatifnya mempunyai kedudukan dan kuasa yang sama. Komunikasi bentuk ini juga penting dan mempunyai peranan yang tersendiri. Goldhaber (1974), telah menjelaskan antara fungsi utama komunikasi mendatar ini ialah;
i. untuk menyelaraskanhubungan antara jabatan dalam proses mencapai matlamat, misalnya untuk melakukan penyelidikan dan program agak besar yang memrlukan penyelarasan dan pembahagian tugas dan sumber secara bersama.
ii. untuk menyelesaikan masalah yang timbul antara jabatan bagi mengambil tindakan yang bijaksana dan tepat dalm sesebuah organisasi.
iii. untuk berkongsi maklumat. Ahli dalam satu-satu jabatan atau dengan jabatan lain berkongsi mklumat. Dengan itu maklumat yang ada akan dapat dimanfaatkan untuk pembangunan organisasi.
iv. Untuk menyelesaikan konflik iaitu selesaikan konflik yang ada dalam satu-satu jabatan atau dengan jabatan yang lain.

6.4 komunikasi pelbagai arah.

7.0 Rangkaian Komunikasi.

Membincangkan aspek komunikasi dalam organisasi, Robbins (1998),juga telah memfokuskan tentang rangkaian komunikasi. Dalam mana-mana organisasi terdapatnya dua rangkaian utama, iaitu rangkaian rasmi dan tidak rasmi.

Rangkaian rasmi merupakan bentuk komunikasi yang bergerak mengikut arahan atau saluran yang sah. Ia amat berkait dengan perlaksanaan fungsi individu dalam sesebuah organisasi. Manakala rangkaian tidak rasmi iaitu maklumat yang berkembang secara tidak formal melalui ‘grapevines’dan khabar angin. Rangkaian tidak rasmi ini biasanya mempunyai tiga ciri utama:
i. tidak dikawal oleh pihak pengurusan.
ii. kadang kala lebih berkesan daripada saluran rasmi.
iii. selalu menguntungka mereka yang terlibat/melibatkan individu tertentu.


8.0 Halangan Keberkesanan Komunikasi.

9.0 Ke arah Keberkesanan Komunikasi.

Hall dan Goodle (1986), menyarankan model untuk meningkatkan mutu komunikasi dalaman sesebuah organisasi. Ia dapat dilihat melalui jadual di bawah,


Jelas tentang Meningkat pencapaian
tugasan dan usaha yang yang matlamat. terfokus. meningkat.


Meningkatkan
Komunikasi kurang
dalaman ponteng


meningkatkan kurang kurangkan berhenti/tukar kos terhadap tugas tinggi kreativiti dan kualiti

Nyatalah keberkesanan komunikasi akan mempengaruhi pencapaian dan
keberkesanan organisasi. Untuk itu komunikasi perlu ditingkatkan kualitinya,
agar ia benar-benar memberi makna dan memenuhi fungsinya.

Bagi meningkatkan keberkesanan komunikasi dalam sesebuh orgnisasi, W.C
Redding dan juga F.M Jablin ( ), telah membuat kajian bahawa ketua
atau pemimpin organisasi yang cemerlang mempunyai ciri-ciri asas yang
berkait dengan organisasi iaitu:
(i) mereka percaya komunikasi yang betul adalah penting. Mereka seronok berbual
dan bercakap dalam perbincangan dan meyuarat. Mereka menerangkan dengan
jelas arahan dan dasar-dasar organisasi. Mereka suka dan seronok berbincang
dengan orang-orang bawahan.
(ii) Mereka pandai mendengar dengan empati dan sedia membuka telinga kepada
orang-orang bawahan mereka. Mereka sanggup melayan soalan ‘bodoh’,
mendengar komplen-komplen dengan sikap bertimbang-rasa.
(iii) Mereka suka menggunakan teknik-teknik bertanya dan mendorong orang-orang
bawahan apabila hendak mengarahkan mereka melakukan sesuatu. Mereka tidak
menggunakan teknik menyuruh-nyuruh dan mengarah-arah.
(iv) Mereka menjaga air muka dan maruah orang bawahan, oleh itu mereka mengkritik
secara tertutup.
(v) Mereka bersikap terbuka dengan maklumat. Mereka suka memberitahu awal-awal
lagi apabila ada perubahan yang akan terjadi. Mereka juga menerangkan
alasan- alasan disebabkan semua arahan dan dasar.

Dapatan kajian sarjana di atas, menunjukkan mereka yang berjaya dalam memimpin mempunyai sejumlah sifat unggul yang amat berkait dengan komunikasi. Oleh itu untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi, S.L McShane & M.A Von Clinnow (2000), ada empat unsur utama perlu diberikan perhatian iaitu;
(a) penyampai
(b) mesej
(c) medium
(d) penerima

(a) Penyampai : Penyampai perlu membentuk dirinya agar ia mempunyai ciri-ciri yang dapat membantu keberkesanan komunikasi. Jaafar Muhamad (1993), menyarankan agar penyampai mengambil kira antara lain perkara berikut;
(i) menentukan matlamatkomunikasi yang ingin dilakukan. Oleh itu kegiatan dilakukan ada objektif dan bentuk komunikasi yang dilakukan sejajar dengan objektif yang ditentukan.
(ii) Pengirim perlu meningkatkan kredibiliti diri agar ia dipercayai. Dengan itu mesej yang disampaikan bukan hanya didengari tapi juga diyakini.
(iii) Mampu menggunakan bahasa yang sesuai. Ia bergantung kepada mesej yang disampaikan dan khalayakyang menerima mesej tersebut.
(iv) Mampu memilih media yang sesuai, dengan itu, mesej yang disampaikan dapat ----- dan menepati maksud daripada komunikasi yang dilakukan.
(v) Mampu memupuk iklim komunikasi yang sihat seperti mempunyai sikap terbuka, mempunyai kemahiran bercakap dan mendengar yang baik. Dengan itu komunikai boleh berlaku dengan selea dan menepati mksud.
(vi) Membiasakan komunikasi dengan empati iaitu mampu meletakkan diri di tempat khalayak yang mendengar. Oleh itu akan peka terhadap kehendak, keperluan dan bentuk komunikasi yang diingini oleh audien.
(vii) Membiasakan untuk menerima dan ----- maklumbalas.

(b) Mesej yang disampaikan : Antara ciri mesej yang baik dan disampaikan;
(i) mesej itu mestilah sesuatu yang benar-benar kuat dan diyakini penting kepada pendengar.
(ii) Mesej yang penting itu perlu diulangi agar ia sentiasa diingati dan difahami secara mendalam.
(iii) Mesej yang disampaikan perlulah dikukuhkan dengan data-data yang logik dan alasan yang munasabah.
(iv) Mesej itu perlu mempunyai kesan emosi kepada audien, misalnya mengaitkan tentang masa depan pekerja jikalau pencapaian menurun dan sebagainya.

(c) Medium Komunikasi.

Medium atau saluran komunikasi perlulah sesuai dengan matlamat komunikasi itu dilaksanakan. dAlam hal ini Steven L. McShane & Mary Ann Von Glinow (2000), misalnya, menggunakan komunikasi lisan dua hala untuk lebih berkesan dalam mempengaruhi pendengar. Kemunikasi bersemuka dikatakan amat berkesan untuk menyampaikan maklumat penting. Komunikasi dua hala mampu membolehkan pendengar bertindak secara aktif terhadap komunikasi yang dilaksanakan.

Komunikasi bertulis diperlukan jikalau ia melibatkan persoalan teknikal, dasar dan polisi. Dengan itu ia boleh dirujuk jika berlaku -------- yang timbul kemudiannya.

(d) Audien/Pendengar.

Komunikasi itu akan berkesan jikalu penglibatan positif daripada pendengar. Jaafar Muhamad (1998), menyarankan pendengar perlu dididik agar menjadi unsur positif dalam proses komunikasi. Antara saranan beliau ialah;
(i) pendengar tidak perlu membuat penilai atau kesimpulan awal terhadap mesej dan penyampai maklumat. Dengar cara ini mesej yang disampaikan akan dinilai secara berkesan dan adil.
(ii) Pendengar perlu bersabar dan mendengar maklumat secara keseluruhan atau dengan kata lainnya, perlu menjadi pendengar yang katif terhadap apa yang disampaikan.
(iii) Pendengar perlu menunjukkan tindakbalas yang positif terhadap apa yang diperkatakan. Lantaran itu komunikasi akan berlaku dalam suasana yang harmoni dan mencapai maksudnya.